10 bodový kontrolní seznam pro outsourcing skladování
Když začínáte outsourcovat skladování a supply chain management, uvědomte si, že tyto dlouhodobé procesy mají přímý dopad na vaše služby zákazníkům. Na základě zkušeností klientů, poskytovatelů logistických služeb a odborníků na dodavatelské řetězce uvádíme deset bodů, na které je třeba si dát pozor při outsourcingu skladování a komplexní logistice.
1 Vnímejte outsourcing jako trvalou cestu, nikoli jako okamžitý lék na všechny procesy dodavatelského řetězce.
Představte si outsourcing funkcí dodavatelského řetězce jako cestu od návrhu a testování řešení až po implementaci a spuštění. Každá fáze s sebou nese určitou míru učení pro poskytovatele logistických služeb třetí strany (3PL) i pro vaši společnost. Některé procesy jsou mimo kontrolu poskytovatele logistických služeb, ale mají zásadní vliv na celkový provoz (např. etikety na příchozím materiálu, vlastní IT infrastruktura a procesy konsolidace objednávek) a je třeba je řídit souběžně s projektem outsourcingu.
"Outsourcing skladování není jednorázové řešení, ale cesta, kterou je potřeba řídit."
2 Zapojte všechny zúčastněné strany včas, nikoliv pozdě.
Outsourcing logistických činností je strategické rozhodnutí, které má funkční a někdy i emocionální dopad na celou řadu funkcí ve vaší společnosti. Někdy manažer dodavatelského řetězce udělal vše správně, pokud jde o identifikaci potenciálu úspor, zahájení projektu, výběr správného dodavatele a návrh optimálního logistického řešení. Přesto se mnoho návrhů projektů zasekne v zasedací místnosti.
"Není to jen večírek dodavatelského řetězce. Abyste se vyhnuli přehlasováním na poslední chvíli v souvislosti s dříve neřešenými námitkami, zapojte do každé fáze procesu všechny zúčastněné strany, které se na něm podílejí."
3 Zajistěte dostatečné otestování IT
Pro úspěšnou implementaci je zásadní strukturovaný a promyšlený plán testování IT. Rozsáhle otestujte rozhraní mezi vlastními systémy a systémem řízení skladu a systémem řízení dopravy poskytovatele logistických služeb. Pod časovým tlakem někdy testovací plány nepokrývají všechny procesy a zejména možné výjimky. Kromě toho se tyto procesy často testují pouze v jednotlivých krocích, a ne v kompletním end-to-end testu.
"Ďábel je v detailech." Abyste snížili počet chyb při zahájení provozu, otestujte IT rozhraní a systémy v celém cyklu od zadání objednávky až po doručení, včetně vychystávání, balení a expedice."
4 Zajištění konzistentní kvality dat
Ve fázi návrhu jsou vaše údaje sdíleny s poskytovatelem logistických služeb jako podklad pro cenovou nabídku. Data jako jsou hmotnostní jednotky, rozměry a prodané jednotky se v provozním kontextu často ukazují jako nespolehlivá. Pro účely návrhu se údaje obvykle modelují a přebírají z různých zdrojových datových systémů. Během implementace dochází k problémům v oblasti IT, protože údaje nemají stejnou kvalitu, jaká byla uvedena v návrhu. Provozní a nákladové problémy mohou vzniknout, protože nekonzistentní data generují více výjimek a manuální práci.
"Vyvarujte se vhazování odpadu dovnitř a vyhazování odpadu ven. Dbejte na kvalitu dat, abyste si zajistili spolehlivou nabídku od poskytovatele logistických služeb a usnadnili si implementaci."
5 Zahrnout nedokumentované procesy
V průběhu let vaše organizace dodavatelského řetězce získala znalosti, které nemusí být nutně zahrnuty v systémech nebo procesní dokumentaci. Například nezachycení vzorců stohování specifických pro zákazníka nebo nedokumentované speciální požadavky na balení mohou vést k vážným problémům se službami během implementace outsourcingu.
"Pokud to není na papíře, neznamená to, že to neexistuje. Zohledněte všechny klíčové, nedokumentované znalosti procesů od zaměstnanců na všech úrovních dodavatelského řetězce."
6 Nedovolte, aby se výjimka stala pravidlem
Většina vašich standardních provozních procesů je obvykle dobře popsána a kvantifikována ve fázi návrhu. Výjimky ze standardních postupů však často nejsou v návrhu zahrnuty, a proto nejsou kalkulovány. Pokud jsou výjimečné procesy vůbec identifikovány, jejich četnost je často podceněna ve fázi návrhu a není řízena během uvedení do provozu. Dodatečné náklady na výjimky ze standardního procesu obvykle nejsou zahrnuty do rozpočtu logistiky a mohou vést k překvapení při obdržení první faktury.
"Řešte výjimky, čím dříve, tím lépe. Během jednání se podrobně dohodněte na výjimkách ze standardního postupu a četnosti těchto výjimek. Mějte pevnou metodiku řešení problémů a eskalační postup během implementace, abyste mohli řešit výjimky na správné úrovni."
7 Buďte realističtí ohledně schopností organizace řídit projekty, nepřeceňujte je.
Projekt implementace outsourcingu logistiky obnáší pro logistické odborníky a vedení společnosti velkou míru učení. Projektový charakter a pracovní metodika implementace jsou pro lidi pracující v liniovém řízení logistiky často neznámým územím. Protějšky projektového manažera by měly být zkušené a na stejné úrovni z hlediska metodiky řízení projektů.
„Projektový management je odborná dovednost. Vytvořte jeden integrovaný projektový tým a vyhněte se dvěma paralelně pracujícím týmům."
8 Neřiďte 3PL jako vlastní sklad
Řízení logistického procesu prostřednictvím 3PL vyžaduje jiné kompetence než řízení vlastního skladu. Je třeba myslet na vyjednání SLA dohody (Service Level Agreement), měření výkonnosti na základě jednoznačných údajů, řízení podle předem definovaných KPIs, zavádění iniciativ neustálého zlepšování nebo Gainshare nebo řízení bonusů/malusů. To vše se zásadně liší od typického liniového řízení vlastního skladu.
"Připravte se na změnu." Stanovte si jasné obchodní cíle a pořádejte pravidelné schůzky vedení s pověřením provádět strukturální změny SLA dohody. Kromě toho nechte svou práci na poskytovateli logistických služeb."
9 Měřte výkonnost, ale efektivně
Po fázi implementace a určitém období učení se většina společností hodlá vyhodnotit poskytovatele logistických služeb a zjistit případné problémy nebo možnosti pro zlepšení. Při měření výkonnosti je často problematické srovnávat podobné s podobným. Operativcům ve vlastním skladu může například trvat jednu hodinu, než vyčkají na doručení zboží a provedou manuální zápis do systému, ve srovnání se třemi hodinami, kdy je přijaté zboží v systému k dispozici jako prodejní položka na skladě. Druhá možnost sice trvá déle, ale je třeba ji kompenzovat součinností s poskytovatelem logistických služeb, kterou získáte od více uživatelů a která v dlouhodobém horizontu umožní vyšší efektivitu. Pochopte, z čeho vaše společnost vychází, a vytvořte si strukturu relevantních KPIs. Společně se svým poskytovatelem logistických služeb chcete řídit provoz a rychle zvyšovat výkonnost.
"Bez klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) jste slepí. Společně se zúčastněnými stranami se dohodněte na měření výkonnosti a podělte se s nimi o úspěchy, abyste si vybudovali důvěru v operativu."
10 Zlepšení IT "nice to have" ponechejte mimo implementaci
Fáze implementace často zahrnuje důležitou IT složku, kdy je váš systém plánování podnikových zdrojů (ERP) propojen se systémem řízení skladu vašeho poskytovatele logistických služeb. Při definování elektronických datových rozhraní (EDI) účastníci projektu někdy využívají příležitosti k zavedení nových, "příjemných" funkcí, jako je tisk štítků na míru, další reporty a skeny, dodatečná sledovatelnost atd. Tyto požadavky často vedou k takzvanému "scope creep", což má za následek další diskuse a zpoždění. . Další funkce znamenají další náklady na vývoj IT.
"Nemějte příliš mnoho dobrých věcí. "Požadavky na dodatečné IT funkce nebo úpravy procesů předkládejte na základě důkladné analýzy nákladů a přínosů a provádějte je spíše ve fázi návrhu než během implementace."
Jste připraveni začít outsourcovat skladování a supply chain management? Naši odborníci mají dlouholeté zkušenosti a najdou to správné řešení pro vaše potřeby.
O autorech
Thomas van Vliet působí v odvětví 3PL již 15 let na různých obchodních pozicích. V současné době je součástí skupiny Global Business Development ve společnosti DSV Solutions, kde je odpovědný za marketing a dále se věnuje rozvoji obchodu v průmyslovém sektoru.
Jack Pool působí v oblasti dodavatelského řetězce již více než 16 let na různých manažerských a poradenských pozicích. Ve své funkci Managing Director společnosti Districon Management Consultants vede supply chain practice, která zahrnuje také výběr a management dodavatelů 3PL.
Nějaké otázky?
Naši odborníci jsou připraveni vám pomoci. Kontaktujte nás a najdeme řešení, které potřebujete.
