10 kohdan tarkistuslista logistiikan ulkoistamiseen
Kun haluat ulkoistaa varastoinnin ja toimitusketjun hallinnan, on hyvä muistaa näiden prosessien vaikuttavan suoraan asiakaspalveluun. Tässä on kymmenen kohtaa, jotka kannattaa huomioida ulkoistamisen yhteydessä, perustuen asiakkaiden, logistiikkapalvelujen tarjoajien ja toimitusketjun asiantuntijoiden kokemuksiin.
1. Ulkoistaminen on jatkuva matka, ei välitön parannuskeino kaikille toimitusketjun prosesseille
Ajattele toimitusketjun ulkoistamista matkana ratkaisun suunnittelusta ja testauksesta toteutukseen ja käynnistykseen. Matkan jokaisella vaiheella on oma oppimiskäyränsä niin kolmannen osapuolen logistiikkapalvelujen tarjoajalle (3PL) kuin yrityksellesi. Jotkut prosessit eivät ole logistiikkapalvelujen tarjoajan hallinnassa, mutta niillä on olennainen vaikutus koko toimintaan (esim. saapuvan materiaalin etiketit, yrityksenne IT-infrastruktuuri ja tilausten yhdistämisprosessit), ja niitä on hallittava samanaikaisesti ulkoistamishankkeen kanssa.
Varastojen ulkoistaminen ei ole kertaluonteinen ratkaisu, vaan matka, jota on hallittava."
2. Ota kaikki sidosryhmät mukaan mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään
Logistiikkatoimintojen ulkoistaminen on strateginen päätös, jolla on toiminnallinen ja joskus myös emotionaalinen vaikutus moniin eri toimintoihin yrityksessäsi. Voi olla, että toimitusketjusta vastaava päällikkö on tehnyt kaiken oikein säästöpotentiaalin tunnistamiseksi, projektin aloittamiseksi, oikean toimittajan valitsemiseksi sekä suunnitellut vakuuttavan liiketoimintamallin ja optimaalisen logistiikkaratkaisun. Siitä huolimatta hanke-ehdotukset juuttuvat joskus kokoushuoneeseen.
Jotta vältät viime hetken veto-oikeudet aiemmin käsittelemättömien vastaväitteiden perusteella, varmista, että kaikki toiminnalliset sidosryhmät osallistuvat ja sitoutuvat prosessin jokaisessa vaiheessa."
3. Varmista riittävä IT-testaus
Jäsennelty, hyvin harkittu IT-testisuunnitelma on elintärkeä toteutuksen onnistumiselle. Testaa omien järjestelmiesi ja logistiikkatoimittajan varastonhallintajärjestelmän ja kuljetuksenhallintajärjestelmän väliset rajapinnat laajasti. Aikapaineen alla testisuunnitelmat eivät aina kata kaikkia prosesseja eivätkä etenkään mahdollisia poikkeuksia. Lisäksi näitä prosesseja testataan usein vain yksittäisissä vaiheissa, ei täydellisessä End-to-End-testissä.
Paholainen piilee yksityiskohdissa. Jotta voit välttää virheet käyttöönotossa, testaa IT-käyttöliittymät ja järjestelmät koko syklin läpi tilauksen tekemisestä toimitukseen, mukaan lukien nouto, pakkaaminen ja toimitus."
4. Varmista tietojen yhtenäinen laatu
Ehdotusvaiheessa yrityksesi data jaetaan logistiikkapalvelujen tarjoajan kanssa tarjouksen perustaksi. Usein tiedot, kuten mittayksiköt, paino, mitat ja myydyt yksiköt, osoittautuvat epäluotettaviksi todellisessa toimintaympäristössä. Ehdotusta varten tiedot mallinnetaan ja otetaan yleensä eri lähdejärjestelmistä. Toteutuksen aikana törmätään tietotekniikkaongelmiin, koska tietojen laatu ei ole sama kuin ehdotuksessa. Käyttö- ja kustannusongelmia voi syntyä, koska epäjohdonmukaiset tiedot tuottavat enemmän poikkeuksia ja manuaalista työtä.
Vältä "roskaa sisään, roskaa ulos" -ilmiötä. Kiinnitä huomiota tietojen laatuun varmistaaksesi, että saat luotettavan tarjouksen logistiikkapalvelun tarjoajalta ja helpottaaksesi lopullista toteutusta."
5. Sisällytä myös dokumentoimattomat prosessit
Toimitusketjuorganisaatiosi on vuosien mittaan kerryttänyt tietoa, jota ei välttämättä ole tallennettu järjestelmiin tai prosessidokumentaatioihin. Esimerkiksi asiakaskohtaisten pinontamallien tallentamattomuus tai dokumentoimattomat erityispakkausvaatimukset voivat johtaa vakaviin palveluongelmiin ulkoistamisen aikana.
Jos sitä ei ole paperilla, se ei tarkoita, ettei sitä ole olemassa. Ota huomioon kaikki työntekijöiden tärkeät, dokumentoimattomat prosessitiedot kaikilla toimitusketjun tasoilla. "
6. Älä anna poikkeuksen muodostua säännöksi
Suurin osa tavallisista toimintaprosesseistasi on yleensä hyvin kuvattu ja kvantifioitu ehdotusvaiheessa. Poikkeukset vakiomenettelyihin eivät useinkaan sisälly ehdotukseen, eikä niitä siksi mainita. Jos poikkeuksellisia prosesseja yleensä havaitaan, niiden toistuvuus usein aliarvioidaan ehdotusvaiheessa eikä niitä hallita käyttöönoton aikana. Normaaliprosessin poikkeuksista aiheutuvia lisäkustannuksia ei yleensä oteta huomioon logistiikkabudjetissa, joten ne voivat aiheuttaa yllätyksiä, kun vastaanotat ensimmäisen laskun.
Mitä aikaisemmin käsittelet poikkeukset, sitä parempi. Käy neuvottelujen aikana yksityiskohtaisesti läpi poikkeukset vakiomenettelyyn sekä niiden toistuvuus. Varmista, että sinulla on valmis ongelmanratkaisumenetelmä ja eskalointiprosessi toteutuksen aikana, jotta poikkeukset voidaan käsitellä tehokkaasti.
7. Ole realistinen organisaation projektinhallintataitojen suhteen, älä yliarvioi
Logistiikan ulkoistamisprojekti vaatii paljon oppimista yrityksen logistiikan ammattilaisilta ja johdolta. Toteutuksen projektiluonne ja toimintamenetelmät ovat usein tuntematonta aluetta logistiikkalinjojen hallinnassa työskenteleville. Projektipäällikön kollegoiden tulisi olla kokeneita ja yhtä tietoisia projektihallintamenetelmistä.
Projektinhallinta on erikoisosaamista. Luo yksi, integroitu projektitiimi ja vältä useamman samanaikaisen tiimin työskentelyä saman projektin parissa."
8. Älä hallinnoi 3PL:ää kuten omaa varastoasi
Logistiikkaprosessin hallinta 3PL:n kautta vaatii erilaista osaamista verrattuna omaan varastoon. Sinun täytyy miettiä palvelutasosopimuksen neuvottelemista, suorituskyvyn mittaamista yksiselitteisillä tiedoilla, ohjaamista ennalta määriteltyihin keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin, jatkuvaa parantamista tai Gainshare-aloitteiden toteuttamista tai bonus/malus-järjestelyn hallintaa. Kaikki tämä eroaa perustavanlaatuisesti oman varaston tyypillisestä linjajohdosta.
Valmistaudu muutokseen. Aseta selkeät liiketoimintatavoitteet ja pidä säännöllisiä kokouksia johtoportaan kanssa, jolla on valtuudet tehdä rakenteellisia muutoksia palvelutasosopimukseen. Sen lisäksi anna logistiikkapalvelujen tarjoajan tehdä työ.
9. Mittaa suorituskykyä, mutta mittaa tehokkaasti
Toteutusvaiheen ja tietyn oppimisjakson jälkeen useimmat yritykset haluavat arvioida logistiikkapalvelujen tarjoajaa ja määrittää mahdolliset ongelmat tai parannukset. Suorituskykyä mitattaessa on usein ongelmallista yrittää verrata toimintaa entiseen. Esimerkiksi oman varaston operaattoreilla saattaa kestää yksi tunti odottaa tavaroiden toimitusta ja tehdä manuaalinen merkintä järjestelmään verrattuna palveluntarjoajan vaatimaan kolmeen tuntiin, jotta saapuvat tavarat ovat järjestelmässä myytävänä varastona. Vaikka toinen vaihtoehto vie kauemmin, logistiikkapalvelun tarjoajan tuomat monen käyttäjän synergiaedut mahdollistavat paremman tehokkuuden pitkällä aikavälillä. Ymmärrä yrityksesi lähtökohdat ja luo asiaankuuluvat KPI-mittarit. Yhdessä logistiikkapalvelujen tarjoajan kanssa haluat ohjata toimintaa ja parantaa suorituskykyä nopeasti.
Ilman KPI-mittareita olet sokea. Sovi yhdessä sidosryhmiesi kanssa suorituskyvyn mittaamisesta ja jaa menestys heidän kanssaan. Siten luot luottamusta toimintaan."
10. Pidä "nice to have" parannukset IT-toteutuksen ulkopuolella
Toteutusvaiheeseen liittyy usein tärkeä IT-komponentti, jossa yrityksesi resurssisuunnittelujärjestelmä (ERP) on liitetty logistiikkapalvelujen tarjoajan varastonhallintajärjestelmään. Määritellessään sähköisiä tietorajapintoja (EDI) projektin osallistujat käyttävät joskus tilaisuutta hyväkseen saadakseen käyttöön uusia mukavia ominaisuuksia, kuten räätälöity tarratulostus, lisäviestit ja skannaukset, ylimääräinen jäljitettävyys jne. Nämä pyynnöt johtavat usein ominaisuuksien hallitsemattomaan lisääntymiseen, josta seuraa lisää keskusteluja ja viivästyksiä. Muista, että hanke-ehdotuksesi on perustunut nykyisiin prosessi- ja tietovaatimuksiin. Lisäominaisuudet merkitsevät ylimääräisiä kustannuksia.
Liika on liikaa. Esitä tietotekniikan lisäominaisuuksia tai prosessin mukautuksia koskevat pyynnöt vankan kustannus-hyötyanalyysin perusteella ja tee niistä mieluummin osa ehdotusta tai suunnitteluvaihetta kuin toteutusta."
Oletko nyt valmis aloittamaan varastoinnin ja toimitusketjun hallinnan ulkoistamisen? Asiantuntijoillamme on vuosien vankka kokemus ja he löytävät oikeat ratkaisut tarpeisiisi.
Tietoja kirjoittajista
Thomas van Vliet on toiminut 3PL-alalla 15 vuoden ajan useissa kaupallisissa tehtävissä. Hän on tällä hetkellä osa DSV Solutionsin globaalia Business Development -ryhmää, jossa hän vastaa markkinoinnista ja lisäksi liiketoiminnan kehittämisestä ja teollisuuden alan asiakastilien hallinnasta.
Jack Pool on toiminut toimitusketjujen parissa yli 16 vuoden ajan erilaisissa johto- ja konsultointitehtävissä. Districon Management Consultantsin toimitusjohtajana hän johtaa toimitusketjutoimintoja, jotka sisältävät myös 3PL-toimittajien valinnan ja johtamisen.
Kysymyksiä?
Asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan. Ota yhteys, löydämme tarvitsemasi ratkaisun.
