Logistiikan sopimusneuvottelut

Ole neuvotteluissa käytännönläheinen ja aloita kysymyksestä: "Onko olemassa lausekkeita, joista ei voida neuvotella?" Tällä tavoin voit kartoittaa kaikki kynnyskysymykset jo prosessin alkuvaiheessa. Muiden lausekkeiden kohdalla kohtuulliset, perustellut vaatimukset voidaan yleensä ratkaista antamalla ja ottamalla. Sopimuksella, jossa toinen osapuoli ottaa kaiken ja kieltäytyy luopumasta mistään, on heikko perusta, ja se johtaa yleensä siihen, että toinen osapuoli äänestää jaloillaan. Suurin osa sopimuksista on siis tasapainoisen kompromissin tulos.

 

Alla on joukko erityistä huomiota vaativia varastointilogistiikan vakiosopimuslausekkeita. Avoin vuoropuhelu ja ymmärrys, miten nämä lausekkeet vaikuttavat molempiin osapuoliin, auttavat sinua neuvotteluissasi.

 

 

Logistiikkasopimuksen soveltamisala on yksityiskohtainen prosessikuvaus sopimuksen kattamista palveluista ja tuloksista, joita näillä palveluilla on tarkoitus saavuttaa.

 

Miksi tämä on tärkeää: Usein sopimuksen soveltamisalaan kuuluvia palveluja ei ole kuvattu selkeästi. Tämä johtaa monien seuraavien lausekkeiden epäselvyyteen. Esimerkiksi: Lähettäjä voi tulkita "varastoinnin" käsittävän kaikki palvelut, tavaroiden saapumisesta varastoon ja aina siihen asti, kun tavarat poistuvat varastosta. Sitä vastoin logistiikkapalvelujen tarjoaja saattaa viitata "varastoinnilla" vain tavaroiden säilyttämiseen varastossa. Tällöin sopimuksessa ei määritellä selkeästi "varastointiin" sisältyviä palveluja, ja se jättää tulkinnanvaraa KPI:itä ja vastuuta koskeviin lausekkeisiin.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Väärinkäsitysten ja epäselvyyksien välttämiseksi kuvailkaa selvästi, mitä palveluja sopimuksen mukaan tarjotaan. Tunnettuja esimerkkejä harmaista alueista ovat lastaus, säilytys ja purkaminen kuljetussopimuksen nojalla. Tarkista aina, että sovittu Incoterms®-lauseke vastaa kuljetusliikkeen velvollisuuksia lastaamisen tai purkamisen suhteen. Aloita sopimus johdannolla, jossa ilmoitetaan yleistavoite. Johdanto-osassa mainitaan tosiseikat ja olosuhteet, jotka ovat merkityksellisiä yhdelle tai molemmille osapuolille, ja se auttaa tulkitsemaan sopimuksen lausekkeita riitatapauksissa.

 

 

Yksinoikeudella tarkoitetaan logistiikkapalvelujen tarjoajan oikeutta lähettäjän kokonaisvolyymiin. Logistiikkavarastosopimuksissa yksinoikeus ja vähimmäismäärät ilmaistaan yleensä varastossa olevien kuormalavojen lukumääränä sekä saapuvina ja lähtevinä tapahtumina. Kun jakelu sisältyy sopimukseen, siinä mainitaan myös lähetysten määrä.

 

Miksi tämä on tärkeää: Tärkein logistiikkakustannuksiin vaikuttava tekijä on volyymi. Logistiikka on luonteeltaan volyymivetoinen ala. Volyymit ovat myös tärkein neuvotteluväline lähettäjälle alennusten saamiseksi. Edullisimman volyymiskenaarion esittämisellä saavutetaan kuitenkin vain lyhyen aikavälin etu. Huomattava määrien epäsuhta sopimuksen alkamisen jälkeen avaa useimmissa tapauksissa keskustelun hinnoista uudelleen.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Monissa tapauksissa on kuitenkin vaikea ennustaa tarkasti volyymikehitystä. Pienempi volyymi logistiikkapalvelujen tarjoajalle tarkoittaa, että sopimus on vähemmän kannattava tai jopa tappiollinen. Toisaalta yksinoikeuden myöntäminen tekee rahdinantajista haavoittuvampia, jos logistiikkapalvelujen tarjoajat eivät toimi riittävän hyvin, ja mahdollisuudet reagoida nopeasti asian korjaamiseksi ovat rajoitetut. Kustannukset/hinnat ja volyymit ovat avainasemassa. Vaikka yksinoikeutta ja määriä ei nimenomaisesti mainita sopimuksessa, tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että rahdinantaja voi vapaasti muuttaa tarjousasiakirjoissa kuvatun liiketoiminnan luonnetta ja volyymeja. Kirjaa selkeästi volyymien huomattavan laskun tai kasvun seuraukset ja niiden vaikutukset neuvoteltuihin tariffeihin.

Miksi tämä on tärkeää: Rahdinantajat haluavat tietysti varmistaa, että logistiikkapalvelujen tarjoajat huolehtivat heidän tuotteistaan hyvin. Vahingoista aiheutuvat seuraamukset ovat tapa varmistaa, että tuotteita käsitellään huolellisesti. On kuitenkin vähemmän selvää, mitkä vahingot tapahtuvat menetettyjen tai peruutettujen tilausten tai lentojen takia, tai tuotteen toimituksen viivästymisen seurauksena. Loogisesti kaksi viimeistä esimerkkiä menetyksistä tapahtuu, koska tuote on vaurioitunut tai myöhässä logististen palvelujen tarjoajan suorasta tai epäsuorasta syystä. Logistiikkapalvelujen tarjoajan vastuun sisällyttäminen on monimutkaista. Usein kyse on pikemminkin vakuuttamisesta liiketoiminnan riskejä vastaan kuin pelkästään sen varmistamisesta, että tuotteita käsitellään huolellisesti.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Logistiikkapalvelujen tarjoajan näkökulmasta vastuu tuotteiden vahingoittumisesta on lähettäjän tapa varmistaa, että palveluntarjoaja tekee kaikkensa käsitelläkseen tuotteita huolellisesti. Lähettäjän näkökulmasta vastuun tuotteille aiheutuneista vahingoista uskotaan toisinaan kattavan kaikki mahdolliset vahingot toimitusketjussa. Vaikka voisi olla luonnollista jakaa vahinko tai menetys niiden osapuolten kesken, joilla tavarat ovat fyysisesti hallussa, kaupan yleinen käytäntö on rajoittaa logistiikkapalvelujen tarjoajien vastuun määrää tai laajuutta.

 

Joidenkin sopimustyyppien osalta vastuuta rajoittaa toimialastandardi tai jopa laki (esim. CMR). Tämä pätee kuljetussopimuksiin, joissa vastuu on yleensä rajoitettu tiettyyn määrään bruttopainokiloa kohti kuljetusmuodosta riippuen. Huomaa kuitenkin, että tämä rajoitus koskee vain kuljetusliikkeen päävelvoitteita. Muut logistiikkapalvelujen tarjoajan sitoumukset, joihin ei sovelleta kuljetussopimusta tai alan standardia, voidaan järjestää sopimuksella.

 

Jos 3PL hyväksyy tavaroista suuremman vastuun, tämä vaikuttaa hintoihin, koska lisääntynyt vastuu on jälleenvakuutettava ulkopuolisella vakuutusyhtiöllä. Logistiikkapalvelujen tarjoaja suostuu yleensä korvaamaan tuotteisiin kohdistuvat välittömät vahingot tietyllä summalla kilogrammaa kohti ja/tai tapahtumien osalta alan standardien mukaisesti. Vastuu tämän summan ylittävistä vahingoista voidaan kattaa vain erillisellä vakuutuksella, jonka joko rahdinantaja ottaa tai logistiikan tarjoaja järjestää rahdinantajan puolesta. Koska epäsuoria vahinkoja ja/tai välillisiä menetyksiä on käytännössä mahdotonta vakuuttaa, logistiikkatoimittajat eivät voi ottaa vastuuta näistä.

 

 

Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t) ovat mittareita, joita käytetään palvelun laadun mittaamiseen. Jakelusopimuksessa tyypillinen KPI olisi ajallaan toimitettujen lähetysten prosenttiosuus. Bonus-malus on järjestelmä, jonka avulla lähettäjä voi pidättää osan palveluiden maksuista huonon suorituskyvyn vuoksi, ja sen perusteella palveluntarjoaja voi puolestaan veloittaa ylimääräistä, kun se ylittää sovitut KPI:t.

 

Miksi tämä on tärkeää: Laatu yleensä maksaa. Erityisesti logistiikkatoiminnoissa tavanomaisen tason ylittävä laatu tarkoittaa usein ylimääräistä käsittelyä, josta aiheutuu lisäkustannuksia. Rahdinantajat haluavat tietenkin parhaan palvelutason; 3PL:n on tasapainotettava nämä odotukset kustannusten kanssa.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: KPI:t ovat hyödyllinen väline mitata palveluntarjoajan suorituskykyä ja selkeästi hahmottaa lähettäjän odotukset. Harkitse huolellisesti, mitkä tavoitteet palvelutasosopimuksella (SLA) on saavutettava. Jos palvelutasosopimuksen on tarkoitus toimia vain suorituskyvyn seurantana, riittää, että se sisällytetään säännölliseen suorituskyvyn arviointiin. Jos palvelutasosopimus on tarkoitettu varmistamaan laatutaso, näiden tasojen noudattamatta jättämisen seuraukset olisi ilmoitettava selvästi sopimuksessa. Tällaisiin seurauksiin sisältyy yleensä sopimukseen perustuva sakko ja enimmäisaika tarvittavien palveluparannusten toteuttamiselle. Jos näitä parannuksia ei toteuteta, se todennäköisesti johtaa lopulta sopimuksen purkamiseen. Päinvastaisessa tapauksessa voidaan sopia bonuksesta sovittua paremman suorituksen tapahtuessa, mikä antaa palveluntarjoajalle kannustimen toimintansa parantamiseen.

 

 

Yleiset ehdot ovat osa logistiikkasopimusta. Ne kattavat kaikki alueet, jotka eivät liity juuri kyseisen sopimuksen toimialaan, vaan koskevat koko yritystä. Asiat, jotka kattavat logistiikkapalvelujen tarjoajan suoriutumisen toiminnan operatiivisilla osa-alueilla, eivät sisälly yleisiin ehtoihin.

 

Miksi tämä on tärkeää: Yleiset ehdot ovat hyödyllisiä sopimusta laadittaessa, koska ne sisältävät monia vakiosäännöksiä, jolloin sopimus itsessään on kevyt ja siten avoimempi. Ehdot laaditaan kuitenkin yleensä vain yhden osapuolen hyödyksi. Yksipuoliset ehdot voivat vääristää sopimussuhdetta, jonka tulisi heijastaa molempien osapuolten etuja.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Yleisten ehtojen ongelma on ns. taistelu muotoseikoista, jossa osto-osapuoli soveltaa ostoehtoja ja suorittava osapuoli ristiriitaisia toimitusehtoja. Käytännössä ostoehdot laaditaan usein sovellettaviksi tavaroiden myyntisopimuksiin tai palvelujen tarjoamiseen yleensä. Nämä ostoehdot ovat yleensä vähemmän merkityksellisiä logistiikkasopimusten, erityisesti kuljetussopimusten, kohdalla. Ongelmaa pahentaa se, että kun kyseessä ovat kansainväliset tai rajat ylittävät palvelut, laissa tai oikeuskäytännössä määrätty ratkaisu vaihtelee maittain. Siksi voi olla erityisen tärkeää harkita lain (ja tuomioistuimen) valintaa. Yleensä logistiikkaehdot, jotka kattavat molempien osapuolten edut, ovat tärkeitä kaikkien sellaisten kysymysten ratkaisemiseksi, joita ei ole suoraan määrätty sopimuksessa. Joka tapauksessa, ole varovainen sisällyttäessäsi sopimusehtoja, jotka poikkeavat merkittävästi yleisistä ehdoista. Joidenkin kuljetusmuotojen osalta ratkaisu sekä muotoseikkojen että yksipuolisten ehtojen osalta löytyy alakohtaisista ehdoista, jotka sekä ostajien että palveluntarjoajien edustajat ovat laatineet yhdessä.

 

 

Sopimuskausi on logistiikkasopimuksen kesto. Irtisanomislauseke määrittelee ne syyt tai tapahtumat sopimuskaudella, jotka oikeuttavat lähettäjän irtisanomaan sopimuksen ennenaikaisesti.

 

Miksi tämä on tärkeää: Luonnollisesti logistiikkapalvelujen tarjoajat pyrkivät hyötymään maksimoimalla logistiikkasopimusten keston. Pituus riippuu ponnisteluista ja muista investoinneista, jotka liittyvät sopimuksen aloittamiseen ja toteuttamiseen. Rahdinantajille lyhyemmät sopimusajat mahdollistavat sopimusehtojen uudelleenneuvottelun tariffien alentamiseksi useammin. Yhteisiin neuvottelukohtiin kuuluvat tarkka päivämäärä, jolloin sopimus alkaa, ajanjakso, jonka aikana sopimuksen jatkosta on sovittava, sekä irtisanomisaika ja jatkamisaika. Irtisanomislausekkeet ovat usein kiistakysymyksiä, koska rahdinantajat pitävät niitä ''poistumisreittinä'', jos vakavia ongelmia esiintyy. Logistiikkapalvelujen tarjoajille sopimusten irtisanominen merkitsee suuria taloudellisia menetyksiä, koska toiminnan perustamiseen käytettyjä investointeja ei voida palauttaa.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Sovi aina sopimusehdoista ja/tai peruutusehdoista. Määritä selkeät ja yksiselitteiset irtisanomislausekkeet, irtisanomispäivä ja irtisanomisaika. Jos sopimuksessa ei ole näistä sovittu, tuomioistuin vahvistaa kohtuullisen irtisanomisajan. Tuomioistuimen tulkinta "kohtuullisesta" ei kuitenkaan aina vastaa kummankin osapuolen näkemystä asiasta. Kun määrittelet sopimuksen voimassaoloaikaa, kiinnitä huomiota siihen, onko sopimuksessa määritelty vähimmäistilausmäärä (taatut volyymit) ja yksinoikeus. Jos näin on, rahdinantajan on oltava varma, että se voi täyttää molemmat ehdot koko sopimuskauden ajan. Vaikka sopimukseen ei sisälly volyymitakuita, palveluntarjoajalla on monissa tapauksissa silti oikeus tiettyyn määrään, joka syntyi edellisen jakson aikana sopimusehtojen mukaisesti. Toisin sanoen, vaikka vähimmäistilausmäärästä ei olekaan sovittu, logistiikkapalvelujen tarjoaja voi silti usein vaatia ainakin 'jatkuvaa' tilausmäärää.

 

Vaikka sopimukset kattavat usein molemmat aiheet samoissa lausekkeissa, pidä mielessä, että sopimuksen voimassaolon päättymisen ja sopimuksen purkamisen välillä on tärkeä ero. Jälkimmäinen on tyypillisesti seurausta logistiikkapalvelujen tarjoajan vakavista puutteista. Ilmoita sopimuksessa etukäteen, mitkä puutteet ovat vakavia ja siten perumisperusteita. Tämä on erityisen tärkeää yksinoikeuden lisäksi.

 

 

Hintojen indeksointi on vuosittainen toimenpide logistiikkatariffien mukauttamiseksi hintaindeksillä ja sopimuksen arvon säilyttämiseksi huolimatta inflaatiosta  ja markkinahintojen vaihtelusta. 

 

Miksi tämä on tärkeää: Hintaindeksi itsessään on helppo todettava, koska valtion laitokset laskevat indeksoinnin makrotasolla. Usein kuultu väite on, että indeksoinnin tulisi koskea vain inflaation alaisia kustannuksia. Indeksointia käytetään joskus neuvotteluvalttina, kun keskustellaan jatkuvasta parantamisesta. "Markkinahintatasojen" perusteella tapahtuvasta indeksoinnista käydään vielä enemmän keskustelua. Kun otetaan huomioon useimpien logistiikkasopimusten pitkäaikainen luonne ja markkinoiden epävakaus, logistiikkapalvelujen tarjoajien on usein vaikea ennustaa kustannustasoa esimerkiksi kahden vuoden kuluttua. Työvoiman ja vuokrakustannusten indeksointi vuosittain on yleinen lähestymistapa pitkäaikaisissa sopimuksissa.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Harkitse huolellisesti, mitä indeksiä käytetään laskennassa. Valitun indeksin on vastattava sopimuksen todellista kohdetta mahdollisimman tarkasti. Jotkut palkkion osat indeksoidaan yleensä erikseen, erityisesti polttoainekustannukset. Jos sopimukseen sisältyy erillinen polttoainelauseke, varmista, että se toimii molempiin suuntiin, eli että ostajalle maksetaan korvaus polttoainekustannusten laskiessa ja että kuljetusliike voi soveltaa lisämaksua polttoaineiden hintojen noustessa. Vältä kaksinkertaista indeksointia varmistamalla, että hintaindeksointilauseke ei sisällä myös polttoainetta. Joskus rahdinantajat haluavat vaihtaa hintojen indeksoinnin jatkuvaan parantamiseen. On kuitenkin parasta pitää jatkuva parantaminen erillään indeksoinnista ja sisällyttää se sen sijaan erilliseen lausekkeeseen. Markkinahintatasoindeksoinnissa logistiikkapalvelut, joilla on vain vähän tai ei lainkaan konsolidointisynergiaa (kuten täyskuorma-, osa- tai konttikuljetukset), vaihtelevat voimakkaasti kysynnän mukaan. Koska nämä palvelut tuotetaan melkein kokonaan alihankintana, kiinteää hintaa ei yleensä voida taata vuotta pidemmäksi ajaksi, usein jopa lyhyemmäksi ajaksi. Omatoimiset palvelut tai palvelut, joilla on suurien volyymien yhdistämissynergioita, ovat vähemmän herkkiä äkillisille hintatason vaihteluille.

 

 

Tässä osassa logistiikkasopimusta kuvataan, minkä maan lakien mukaan mahdolliset tulevat riidat ratkaistaan, sekä sen tuomioistuimen sijainti, jossa ne käsitellään.

 

Miksi tämä on tärkeää: Kun lähettäjä, logistiikkapalvelujen tarjoaja ja tuleva logistiikkatoiminta ovat samassa maassa, tämä lauseke tuskin muodostuu ongelmaksi. Asia kuitenkin vaikeutuu, jos lähettäjän pääkonttori on maassa A ja tuleva logistiikkatoiminta maassa B (joskus jopa toisella mantereella). Suurten sopimusten kohdalla monimutkaisuutta lisää logistiikkapalvelujen tarjoajan pääkonttorin ja sen myötä lakiasiainosaston sijainti. Lienee tarpeetonta sanoa, että kaikki osapuolet suosivat oman maansa lakia sekä tuomioistuinta mahdollisimman lähellä kotimaata.

 

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Lain ja paikan valinta voi olla ratkaiseva riitatapausta ratkaistaessa, vaikka sovellettaisiin kansainvälisistä sopimuksista peräisin olevaa yhtenäistä lakia, kuten Euroopan unionissa. Eri jäsenvaltioiden tuomioistuimet voivat tehdä täysin vastakkaisia tulkintoja. Yksi erityinen esimerkki tulkintaerojen havaitsemisesta on, kun määritetään, aiheutuivatko vahingot palveluntarjoajan tahallisesta väärinkäytöksestä. Tahallisen väärinkäytön toteaminen on oleellista molempien osapuolten kannalta, koska se poistaa rahdinkuljettajan oikeuden rajoitettuun vastuuseen. Käytännöllinen ja looginen lähestymistapa on käyttää lakia, jota sovelletaan maahan, jossa suurin osa toiminnasta toteutetaan.

Mitä on otettava huomioon neuvoteltaessa: Pantti- ja pidätysoikeuksien ongelmat liittyvät harvoin suoraan logistiikkapalvelujen tarjoajan hallussa oleviin tavaroihin. Sen sijaan pantti- ja pidätysoikeuksia käytetään tyypillisesti aikaisempien lähetysten maksamattomien laskujen maksamisen varmistamiseksi. Vielä tärkeämpää on, että pidätysoikeuksiin ei vedota pelkästään lähettäjien ja palveluntarjoajien välillä, vaan pikemminkin jossain alihankkijoiden ketjussa. Joskus on vaikea estää tämän tapahtumista, mutta jos tavarat edustavat tiettyä arvoa tai jos myynti- tai toimitussopimuksessa on erityisesti painotettu oikea-aikaista toimitusta ja siihen liittyviä sopimussakkoja, lähettäjän on huolellisesti harkittava riskejä, jotka voivat aiheutua pantti- ja pidätysoikeuksista, mikäli niihin vedotaan jossain logistiikkaketjun vaiheessa. Ongelmien välttämiseksi valitse taloudellisesti vakaa logistiikkapalvelujen tarjoaja, joka järjestää toimitusketjun eri vaiheet ja hallinnoi keskitetysti alihankkijoita.

 

 

 

Oletko valmis neuvottelemaan tai uudelleen neuvottelemaan logistiikkapalvelusopimuksesi? Asiantuntijamme jakavat mielellään neuvojaan ja oivalluksiaan.