Varelager outsourcing

Dette White paper beskriver de 10 typiske feilene i forhold til holdninger, forventninger og aktiviteter i implementeringsfasen av en outsourcing.

Under kan du lese et utdrag fra den første dødssynden.

1. Det å tro at outsourcing er løsningen på alle supply chain-prosesser.

Outsourcing av lager er ikke en engangsløsning, men en reise som må administreres.

Outsourcingen av supply chain-funksjoner blir en reise – fra design av løsningen via testing og implementering frem til oppstart. Hvert stadie er en læringskurve for både 3PL-partneren og for din egen organisasjon. Noen prosesser er utenfor logistikkleverandørens kontroll men har fundamental innflytelse på den samlede driften. F.eks. labels på innkommende produkter, deres egen IT-infrastruktur og muligheten for ordrekonsolidering. De kan også være prosesser som skal administreres parallelt med outsourcing-prosjektet.

2. Involver alle interessenter tidlig, så fort som mulig 

Det er ikke bare en forsyningskjedefest. For å unngå veto i siste liten på tidligere uadresserte innvendinger, få involvering og engasjement på hvert trinn i prosessen fra alle tverrfunksjonelle interessenter.

Outsourcing av logistikkaktiviteter er en strategisk beslutning som har en funksjonell og noen ganger emosjonell innvirkning på et bredt spekter av funksjoner i din bedrift. Noen ganger har forsyningskjedeansvarlig gjort alt riktig når det gjelder å identifisere besparelsespotensial, starte prosjektet, velge riktig leverandør, lage en overbevisende business case og designe den optimale logistikkløsningen. Likevel sitter mange prosjektforslag fast i styrerommet.

3. Sørg for tilstrekkelig IT-testing 

The devil is in the details. For å redusere startfeil, test IT-grensesnittene og systemene gjennom hele syklusen fra ordreinngang til levering, inkludert plukking, pakking og frakt. 

En strukturert, gjennomtenkt IT-testplan er viktig for en vellykket implementering. Test grensesnittene mellom dine egne systemer og logistikkleverandørens lagerstyringssystem og transportstyringssystem - omfattende. Under tidspress dekker ikke testplanene noen ganger alle prosesser og mulige unntak. Videre blir disse prosessene ofte bare testet per enkelt trinn og ikke i en fullstendig end-to-end-test.

4. Sikre jevn datakvalitet

Unngå søppel inn og søppel ut. Vær oppmerksom på datakvaliteten for å sikre et pålitelig tilbud fra din logistikkleverandør og for å gjøre implementeringen mye enklere.

I løpet av forslagsfasen deles dataene dine med logistiktjenesteleverandøren som grunnlag for et tilbud. Ofte viser data som måleenheter, vekt, dimensjoner og solgte enheter seg å være upålitelige i en operativ sammenheng. For formålet med forslaget blir data vanligvis modellert og tatt ut av forskjellige kildedatasystemer. Under implementeringen oppstår IT-problemer da dataene ikke har samme kvalitet som presentert i forslaget. Drifts- og kostnadsspørsmål kan oppstå ettersom inkonsekvente data genererer flere unntak og manuelt arbeid.

5. Inkluder ikke-dokumenterte prosesser

Hvis det ikke er på papiret, betyr det ikke at det ikke eksisterer. Ta hensyn til all viktig, ikke-dokumentert prosesskunnskap fra ansatte på alle nivåer i forsyningskjeden din. 

Gjennom årene har leverandørkjedeorganisasjonen din utviklet kunnskap som ikke nødvendigvis er lagret i systemer eller prosessdokumentasjon. Hvis du ikke fanger kundespesifikke stabelmønstre eller ikke-dokumenterte spesielle emballasjekrav, kan det føre til alvorlige serviceproblemer under implementering av outsourcing.

6. Ikke la unntaket bli regelen

Takle unntakene, jo tidligere jo bedre. Under forhandlinger, avtal i detalj om unntakene fra standardprosessen og hyppigheten av disse unntakene. Ha en solid problemløsningsmetodikk og eskaleringsprosedyre under implementering for å håndtere unntak på riktig nivå. 

De fleste av dine standard operasjonelle prosesser er vanligvis godt beskrevet og kvantifisert i løpet av forslaget. Unntakene fra standardprosessene er imidlertid ofte ikke inkludert i forslaget og derfor ikke sitert. Hvis det i det hele tatt blir identifisert eksepsjonelle prosesser, blir frekvensen ofte undervurdert i forslagsfasen og ikke administrert under live-live. Merkostnadene for unntak fra standardprosessen tas vanligvis ikke med i logistikkbudsjettet og kan føre til overraskelser når du mottar den første fakturaen.

7. Vær realistisk med hensyn til organisasjonens prosjektledelsesferdigheter, ikke overvurder

Prosjektledelse er en spesialistferdighet.Lag ett integrert prosjektteam og unngå at to team jobber parallelt. 

Et implementeringsprosjekt for logistikk outsourcing er en bratt læringskurve for selskapets logistikkfagfolk og ledelse. Den prosjektbaserte karakteren og arbeidsmetoden til implementeringen er ofte ukjent territorium for mennesker som jobber med logistikkledelse. Prosjektlederens kolleger skal være erfarne og på samme nivå når det gjelder metodikk for prosjektledelse.

8. Ikke administrer en 3PL som et eget lager

Forbered deg på endring. Sett klare forretningsmål og hold periodiske møter mellom ledelsen med mandat til å foreta strukturelle endringer i tjenestenivåavtalen. Bortsett fra det, la logistikkleverandøren din gjøre jobben. 

Å administrere logistikkprosessen din gjennom en 3PL krever forskjellige kompetanser sammenlignet med et eid lager. Du må tenke på å forhandle om servicenivåavtalen, måle ytelse på utvetydige data, styre på forhåndsdefinerte nøkkelytelsesindikatorer, implementere kontinuerlig forbedring eller Gainshare-initiativ eller administrere en bonus / malus-ordning. Alt dette er fundamentalt forskjellig fra den typiske linjestyringen til et eid lager.

9. Mål effektivt

Uten KPIer er du blind. Bli enig om resultatmåling med interessentene dine og del suksesser med dem for å bygge tillit til driften.

Etter implementeringsfasen og en viss læringskurvperiode, er de fleste selskaper ivrige etter å vurdere leverandøren av logistikktjenester og finne potensielle problemer eller forbedringer. Når du måler ytelse, er det ofte problematisk å prøve å sammenligne som med lignende. Det kan for eksempel ta en time for operatører i ditt eget lager å avvente levering av varene og foreta en manuell oppføring i systemet, sammenlignet med tre timer å gjøre innkommende varer tilgjengelige i systemet som selgerbeholdning. Mens det andre alternativet tar lengre tid, må dette motregnes mot flerbruker-synergiene du har med logistiktjenesteleverandøren, noe som gir bedre effektivitet på sikt. Forstå hvor bedriften din kommer fra, og opprett en basislinje med relevante KPI-er. Sammen med logistikkleverandøren din vil du styre driften og øke ytelsen raskt.

10. Hold "nice to have" IT forbedringer utenfor implementeringen

Ikke ha for mye av det gode. Introduser forespørsler om ytterligere IT-funksjoner eller prosessjusteringer basert på en solid kost-nytte-analyse og gjør dem til en del av forslaget eller designfasen istedenfor under implementeringen. 

Implementeringsfasen vil ofte innebære en viktig IT-komponent der ERP-systemet ditt (Enterprise Resource Planning) er knyttet til lagerstyringssystemet til din logistikkleverandør. Når man definerer de elektroniske datagrensesnittene (EDI), benytter prosjektdeltakerne noen ganger muligheten til å introdusere nye, fine funksjoner som tilpasset etikettutskrift, tilleggsmeldinger og skanninger, ekstra sporbarhet osv. Disse forespørslene fører ofte til såkalt ' scope creep 'som resulterer i flere diskusjoner og forsinkelser. Husk at prosjektforslaget ditt har vært basert på gjeldende prosess- og informasjonskrav. Ekstra funksjoner betyr ekstra kostnader for IT-utvikling.