Hvordan forhandle en kontrakt om logistikktjenester
Når du forhandler, vær pragmatisk og begynn med spørsmålet: "Er det noen klausuler som ikke er omsettelige?"
Når du forhandler, vær pragmatisk og begynn med spørsmålet: "Er det noen klausuler som ikke er omsettelige?" På denne måten kan du oppdage eventuelle showstoppere tidlig i prosessen. For de andre paragrafene kan rimelige, godt argumenterte innvendinger vanligvis avgjøres ved å gi og ta. En kontrakt der den ene parten tar alt og nekter å vike, har et svakt grunnlag og vil vanligvis føre til at den andre parten går bort. De fleste kontrakter er derfor et resultat av balansert kompromiss.
Nedenfor er det en rekke standardkontraktsklausuler for lagerlogistikk som krever spesiell oppmerksomhet. En åpen dialog og forståelse av virkningen av disse paragrafene på begge sider av bordet vil hjelpe deg gjennom forhandlingene dine.
Nedenfor er det en rekke standardkontraktsklausuler for lagerlogistikk som krever spesiell oppmerksomhet. En åpen dialog og forståelse av virkningen av disse paragrafene på begge sider av bordet vil hjelpe deg gjennom forhandlingene dine.
Klausuler å se etter i logistikktjenestekontrakter
- Avtalens omfang
- Eksklusivitet og / eller minimale volumer
- Ansvar for direkte og indirekte skader
- KPI og bonus-malus
- Vilkår og betingelser
- Kontraktsperiode og oppsigelsesklausul
- Prisindeksering
- Valg av lov og sted
- Panterett og retensjonsrettigheter
1. Avtalens omfang
Omfanget av en logistikkavtale er en detaljert prosessbeskrivelse av tjenestene som er dekket i kontrakten, og resultatene disse tjenestene er ment å oppnå.
Hvorfor dette betyr noe: Ofte er tjenester som inngår i kontraktens omfang ikke tydelig beskrevet. Dette fører til tvetydighet i mange følgende klausuler. For eksempel: En avsender kan tolke 'lager' slik at det inkluderer hele tjenestespekteret fra varens ankomst til lageret, til det øyeblikket varene forlater lageret. I motsetning til dette kan en logistikktjenesteleverandør ta 'lager' bare for å referere til lagring. I dette tilfellet spesifiserer ikke kontrakten tjenestene som inngår i ‘warehousing’ tydelig, og etterlater klausuler om KPI og ansvar for å tolkes på forskjellige måter.
Hva du bør vurdere når du forhandler: For å unngå misforståelser og uklarheter, beskriv tydelig hvilke tjenester som skal leveres i henhold til avtalen. Kjente eksempler på gråsoner inkluderer lasting, oppbevaring og lossing under transportkontrakt. Sjekk alltid om avtalt Incoterm i henhold til salgskontrakten samsvarer med transportørens forpliktelser med hensyn til lasting eller lossing. Start avtalen med en innledning som angir det overordnede målet. En innledning angir fakta og omstendigheter som er relevante for en eller begge partene, og hjelper til med å tolke klausulene i avtalen i tilfelle en tvist.
Hva du bør vurdere når du forhandler: For å unngå misforståelser og uklarheter, beskriv tydelig hvilke tjenester som skal leveres i henhold til avtalen. Kjente eksempler på gråsoner inkluderer lasting, oppbevaring og lossing under transportkontrakt. Sjekk alltid om avtalt Incoterm i henhold til salgskontrakten samsvarer med transportørens forpliktelser med hensyn til lasting eller lossing. Start avtalen med en innledning som angir det overordnede målet. En innledning angir fakta og omstendigheter som er relevante for en eller begge partene, og hjelper til med å tolke klausulene i avtalen i tilfelle en tvist.
2. Eksklusivitet og/eller minimale volumer
Eksklusivitet refererer til retten til en logistikktjenesteleverandør til det totale volumet av en avsender. I logistikklagerkontrakter uttrykkes eksklusivitet og minimumsvolum vanligvis som et antall paller i lagring, så vel som inn- og utgående bevegelser. Når distribusjon er inkludert, vil den også nevne antall forsendelser.
Hvorfor dette betyr noe: Den viktigste faktoren som påvirker logistikkostnadene er volum. Logistikk er av natur en volumdrevet industri. Ettersom volumer også er det viktigste forhandlingsverktøyet for transportører for å oppnå rabatter, er det en kortsiktig fordel ved å presentere det mest gunstige volumscenariet. Allikevel vil vesentlige volumforskjeller når kontrakten er startet, i de fleste tilfeller åpne for diskusjon om priser.
Hva du bør vurdere når du forhandler: På den ene siden er det i mange tilfeller vanskelig å presisere volumutviklingen. På den annen side betyr mindre volum for logistikktjenesteleverandøren at kontrakten er mindre lønnsom eller til og med tapsgivende. Eksklusivitet gjør at avsendere blir mer sårbare når logistikktjenesteleverandører underpresterer, med begrensede muligheter til å reagere raskt for å rette opp dette. Kostnad / priser og volumer er nøkkelen. Selv om eksklusivitet og volumer ikke er nevnt eksplisitt i kontrakten, betyr ikke dette nødvendigvis at en avsender fritt kan endre virksomhetens art og volum som beskrevet i anbudsdokumentasjonen. Beskriv tydelig implikasjonene av betydelige fall eller volumøkninger og deres innvirkning på de forhandlede tariffene.
3. Ansvar for direkte og indirekte skader
Direkte og indirekte skader er skader som oppstår på grunn av en feil fra tjenesteleverandøren eller avsenderen, eller på grunn av et annet brudd på en eller flere kontraktsforpliktelser fra en av partene. Det er naturlig at avsenderen ønsker at tjenesteleverandøren skal akseptere ansvar for skade av noe slag. Samtidig forventer avsenderen at tjenesteleverandøren vil tilby konkurransedyktige priser, men disse prisene må imidlertid inkludere en forsikringspremie for å dekke risikoen for eventuelle skader. Videre er tjenesteleverandører forsiktige med å ikke la seg være ansvarlige for potensielle vesentlige sekundære skader som indirekte skader og / eller følgeskader.
Hvorfor dette betyr noe: Avsendere vil åpenbart sørge for at logistikktjenesteleverandører tar godt vare på produktene sine. Straffer i tilfelle skade er en måte å sikre at produktene håndteres med forsiktighet. Det er imidlertid mindre klart hvilke skader som oppstår som følge av tapte eller kansellerte bestillinger eller flyreiser, eller forsinkelser i produktlevering. Logisk sett skjer de to sistnevnte eksemplene på tap fordi produktet ble skadet eller sent på grunn av direkte eller indirekte feil fra logistikktjenesteleverandøren. Inkludering av ansvar for logistikktjenesteleverandøren er komplisert. Ofte handler det mer om å forsikre seg mot forretningsrisiko, i stedet for å bare sørge for at produktene håndteres med forsiktighet.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Fra en logistikktjenesteleverandørs perspektiv er ansvar for produktskade en måte for avsenderen å sikre at tjenesteleverandøren vil gjøre sitt ytterste for å håndtere produkter med forsiktighet. Fra en avsenders perspektiv anses dette ansvaret for skade på produkter noen ganger som full dekning for alle mulige skader i forsyningskjeden. Selv om det kan være den naturlige tendensen til å tildele skade eller tap til parten i fysisk besittelse av varene, er vanlig praksis innen handel og handel å begrense mengden eller omfanget av logistikktjenesteleverandørers ansvar.
For noen typer kontrakter er ansvar begrenset av en industristandard eller til og med ved lov (f.eks. CMR). Dette er tilfelle for befordringskontrakter, der ansvar ofte er begrenset til et visst beløp per kilo totalvekt, avhengig av transportmåte. Vær imidlertid oppmerksom på at denne begrensningen bare gjelder transportørens hovedforpliktelser. Andre forpliktelser pålagt av logistikkleverandøren som ikke er underlagt transportkontrakt eller bransjestandard for ansvar kan ordnes etter kontrakt.
Hvis en 3PL aksepterer et høyere ansvar for varene, påvirker dette prisene, ettersom økt ansvar må forsikres på nytt hos et eksternt forsikringsselskap. Logistikkleverandøren godtar vanligvis å være ansvarlig for direkte skade på produktene opp til en viss mengde per kilo og / eller hendelse i tråd med bransjestandarder. Ansvar for skader som overstiger dette beløpet kan bare dekkes av en egen forsikring ordnet enten av avsenderen eller av logistikkleverandøren på avsenderens vegne. Da det er praktisk talt umulig å forsikre mot indirekte skader og / eller følgeskader, kan logistikkleverandører ikke akseptere ansvar for disse.
4. KPI'er og bonuser
Key performance indicators (KPIs) er beregninger som brukes til å måle servicekvaliteten. I en distribusjonskontrakt vil en typisk KPI være prosentandelen av leveranser i tide. Bonus-malus er et system som gjør at avsenderen kan holde tilbake en del av betalingen for tjenestene i tilfelle underprestasjoner, og det tillater 3PL å belaste ekstra når det overstiger de avtalte KPI-ene.
Hvorfor dette betyr noe: Kvalitet koster vanligvis en pris. Spesielt betyr kvalitet som overstiger de vanlige nivåene for logistikkdrift ofte ekstra håndtering, noe som medfører merkostnader. Transportører vil åpenbart ha det beste servicenivået; 3PL må balansere disse forventningene mot kostnadene.
Hva du bør vurdere når du forhandler: KPI er et nyttig verktøy for å måle transportørens ytelse og for å tydelig skille transportørens forventninger. Vurder nøye hvilke mål som må oppfylles i en servicenivåavtale (SLA). Hvis en SLA bare er ment å fungere som en ytelsesmonitor, ville det være tilstrekkelig å inkludere den i en periodisk ytelsesvurdering. Imidlertid, hvis SLA er ment å sikre kvalitetsnivåer, bør konsekvensene av å ikke oppfylle disse nivåene tydelig fremgå av SLA. Slike konsekvenser inkluderer vanligvis en kontraktsmessig bot og maksimal tid til å realisere de nødvendige tjenesteforbedringene. Hvis disse forbedringene ikke blir realisert, fører dette til slutt til kansellering av avtalen. I motsatt ende kan det avtales en bonus i tilfelle overprestasjon, og dermed gi tjenesteleverandøren en stimulans for forbedring.
5. Vilkår og betingelser
Generelle vilkår er en del av en logistikkontrakt. De dekker alle områder som ikke er spesifikke for en kontrakt, men gjelder selskapet som helhet. Saker som dekker ytelsen til logistikkleverandøren på bestemte deler av virksomheten er ikke inkludert i vilkårene.
Hvorfor dette betyr noe: Vilkår og betingelser er nyttige når du utarbeider en kontrakt fordi de inneholder mange standardbestemmelser, slik at selve kontrakten forblir mager og dermed mer gjennomsiktig. Imidlertid er vilkårene ofte utarbeidet kun til fordel for en part. Ensidige vilkår kan skade enhver kontraktsbalanse som gjenspeiler interessene til begge parter i avtalen.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Et problem med vilkårene er den såkalte skjemakampen, hvor innkjøpsparten bruker kjøpsbetingelser og den utførende parten bruker motstridende leveringsbetingelser. I praksis er kjøpsbetingelser ofte utarbeidet for å bli brukt på en kontrakt for salg av varer eller for levering av tjenester generelt. Disse kjøpsbetingelsene er vanligvis mindre relevante for en logistikkontrakt, spesielt fraktkontrakter. For å forverre problemet, der internasjonale eller grenseoverskridende tjenester er involvert, varierer løsningen som foreskrevet i lov eller rettsvitenskap per stat. Derfor kan det være spesielt viktig å vurdere lovvalg (og domstol). Generelt er logistikkbetingelser som dekker interessene til begge parter viktige for å løse alle spørsmål som ikke er direkte fastsatt i kontrakten. Vær imidlertid forsiktig når du inkluderer avtalevilkår som avviker vesentlig fra de generelle vilkårene. For noen transportformer ligger en løsning på både formkampen og ensidige vilkår og betingelser i sektorspesifikke vilkår som er utarbeidet av (representanter for) både kjøpere og tjenesteleverandører.
6. Kontraktsperiode og oppsigelsesklausul
Kontraktsperioden er varigheten på logistikkontrakten. Oppsigelsesklausulen skisserer årsakene eller hendelsene i kontraktsperioden som kan rettferdiggjøre at avsenderen avslutter kontrakten tidlig.
Hvorfor dette betyr noe: Av åpenbare grunner drar logistikktjenesteleverandører fordel av å maksimere varigheten på logistikkontrakter. Lengden avhenger av innsatsen og andre investeringer som er involvert i oppstart og gjennomføring av kontrakten. For transportører muliggjør kortere kontraktsvarighet hyppigere omhandling av kontraktsvilkår med sikte på å redusere tariffer. Vanlige forhandlingspunkter inkluderer den nøyaktige datoen kontrakten startes, perioden det må avtales en lengre kontrakt og oppsigelsestiden og forlengelsesperioden. Oppsigelsesklausuler er ofte stridspunkt fordi transportører anser dem som en 'rømningsvei' i tilfelle alvorlige problemer. For logistikktjenesteleverandører betyr opphør av kontrakter store økonomiske tap, fordi investeringer i å etablere virksomheten ikke kan gjenopprettes.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Avtal alltid en kontraktsperiode og/eller en oppsigelsestid for kansellering. Angi klare og entydige oppsigelsesklausuler, en oppsigelsesdato og en oppsigelsestid. Hvis det ikke er en slik avtale, må en rimelig oppsigelsestid fastsettes av retten. Rettens tolkning av ‘rimelig’ stemmer ikke alltid overens med synspunktene til noen av partene. Når du velger kontraktsperioden, må du være oppmerksom på om kontrakten inneholder minimum bestillingsmengder (garanterte volumer) og eksklusivitet.
I så fall må avsenderen være sikker på at den kan oppfylle begge disse klausulene for hele kontraktsperioden. Selv om ingen garantier for volumer er inkludert i kontrakten, vil transportøren i mange tilfeller fortsatt ha rett til et bestemt volum som ble generert i forrige periode under kontraktsvilkårene. Med andre ord, selv om det ikke ble avtalt noen minimum bestillingsmengde, vil logistikktjenesteleverandøren ofte fremdeles kunne kreve minst en 'vedvarende' bestillingsmengde.
Selv om kontrakter ofte dekker begge temaene i de samme punktene, må du huske at det er en viktig forskjell mellom utløpet av en kontrakt og kansellering i løpet av kontraktsperioden. Sistnevnte følger vanligvis alvorlige mangler fra leverandøren av logistikktjenester. Oppgi på forhånd i kontrakten hvilke mangler som kvalifiserer som 'grav' og dermed som grunnlag for heving. Dette er spesielt viktig i kombinasjon med eksklusivitet.
7. Prisindeksering
Prisindeksering er en årlig øvelse for å justere logistikktariffer ved hjelp av en prisindeks for å opprettholde verdien av kontrakten etter inflasjon og prisnivåer på markedsnivå.
Hvorfor dette betyr noe: Prisindeksen er den enkle delen, da indekseringen beregnes på makronivå av statlige institusjoner. Et ofte hørt argument er at indeksering bare skal gjelde for kostnader som er underlagt inflasjon. Indeksering brukes også noen ganger som forhandlingspunkt i diskusjoner om kontinuerlig forbedring. Indeksering på grunnlag av ‘markedsprisnivå’ er gjenstand for enda mer debatt. Gitt den langsiktige karakteren til de fleste logistikkontrakter og volatiliteten i markedet, synes logistikktjenesteleverandører ofte at det er vanskelig å forutsi transportkostnadene, for eksempel om to år. Indeksering av arbeids- og leiekostnader på årsbasis er en vanlig tilnærming i langsiktige kontrakter.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Vurder nøye hvilken indeks du skal bruke til beregning. Den valgte indeksen må matche det faktiske kontraktsemnet så tett som mulig. Noen komponenter i godtgjørelsen indekseres vanligvis separat, særlig drivstoffkostnader. Hvis en egen drivstoffklausul er inkludert i kontrakten, må du sørge for at den fungerer begge veier, dvs. at kjøper blir kompensert når drivstoffkostnadene reduseres, og at transportøren kan bruke et tillegg når drivstoffprisene stiger. Unngå dobbel indeksering ved å sikre at prisindekseringsklausulen ikke inkluderer drivstoff. Noen ganger vil transportbehandlere avveie prisindeksering mot kontinuerlig forbedring. Det er imidlertid best å holde kontinuerlig forbedring atskilt fra indeksering og inkludere den i stedet i en egen paragraf. For 'markedsprisnivå' indeksering, svinger transporttjenester som har liten eller ingen konsolideringssynergi (for eksempel full last av last, delbelastning eller containertransport) sterkt etterspørsel. Siden disse tjenestene er nesten helt underentreprise, er det vanligvis ikke mulig å garantere en fast pris i perioder som er lengre enn ett år, noen ganger enda mindre. Egne tjenester eller tjenester med store synergier ved volumkonsolidering er mindre følsomme for plutselige svingninger i prisnivået.
8.Valg av lov og sted
Denne delen av logistikkontrakten beskriver under hvilken lov eventuelle fremtidige tvister vil bli avgjort og plasseringen av domstolen som vil være stedet for søksmål.
Hvorfor dette betyr noe: Når avsenderen, logistikktjenesteleverandøren og den fremtidige logistikkdriften er i samme land, er denne paragrafen neppe noe problem. Det blir mer komplisert når avsenderens hovedkontor er i land A og den fremtidige logistikkoperasjonen er i land B (noen ganger til og med på et annet kontinent). Når det gjelder store kontrakter, øker plasseringen av logistikktjenesteleverandørens hovedkontor der den juridiske avdelingen holder til. Det er unødvendig å si at alle parter foretrekker sitt eget lands lov og en domstol så nær hjemmet som mulig.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Valg av lov og sted kan være avgjørende for utfallet av en sak, selv når ensartet lov fra internasjonale traktater gjelder, slik som i EU. Domstoler i forskjellige medlemsland kan komme til diametralt motstridende tolkninger. Et spesielt eksempel der det er notert forskjeller i tolkning, er når man avgjør om skader er forårsaket av tjenesteleverandørens forsettlige forsømmelse. Det som kvalifiserer som en forsettlig forsømmelse er viktig, fordi det fjerner transportøren av sin rett til begrenset ansvar. Den praktiske og logiske tilnærmingen er å bruke lovgivningen som gjelder for landet der hoveddelen av aktivitetene utføres.
9. Panterett og retensjonsrettigheter
Panterett og oppbevaringsrett refererer til logistikktjenesteleverandørens rett til å holde tilbake avsenderens varer, eller til og med å selge disse varene i tilfelle ubetalte fakturaer.
Hvorfor dette betyr noe: Fra en avsenders perspektiv er det bekymringsfullt å ikke ha tilgang til varene sine. En annen bekymring er at denne regelen kan brukes som løftestang under eventuelle uenigheter om fakturaer. Fra en tjenesteleverandørs synspunkt gir disse rettighetene en viss grad av sikkerhet for at de vil bli betalt for tjenestene.
Hva du bør vurdere når du forhandler: Problemer med panterett og retensjonsrettigheter er sjelden direkte relatert til varene som logistiktjenesteleverandøren har. I stedet blir linje- og oppbevaringsrettigheter vanligvis utøvd for å håndheve avregning av ubetalte fakturaer for tidligere forsendelser eller forsendelser. Enda viktigere er at rettigheter noen ganger ikke påberopes mellom avsendere og tjenesteleverandører, men heller et sted i kjeden av underleverandører. Noen ganger er det vanskelig å forhindre at dette skjer, men hvis varer representerer en viss verdi, eller hvis det er en spesiell interesse i levering i tide og tilsvarende kontraktsbøter i salgs- eller leveransekontrakten, bør avsenderen nøye vurdere risikoen som påløper fra panterett og tilbakeholdelsesrett blir påberopt et sted i logistikkjeden. For å unngå problemer, velg en økonomisk stabil logistikktjenesteleverandør som orkestrerer de forskjellige trinnene i forsyningskjeden og sentralt administrerer underleverandører.
Er du klar til å forhandle eller reforhandle din logistikktjenestekontrakt? Våre eksperter deler gjerne sine råd og innsikt.
Noen spørsmål?
Våre eksperter er klare til å hjelpe. Ta kontakt så finner vi løsningen for deg.
