Logistieke contracten

Het onderhandelen over een contract voor logistieke diensten is een proces dat soms veel geduld en aandacht voor detail vraagt. Vooral in het geval van magazijnoplossingen dwingen de duur van het contract en ontbindingsclausules de logistieke dienstverlener en de verlader tot een langdurige samenwerking.

Bij aanvang van de onderhandelingen is het verstandig om pragmatisch te denken en te beginnen met de vraag: “Zijn er clausules die niet-onderhandelbaar zijn?” Dan wordt een dealbreaker tenminste vroegtijdig ontdekt. Voor de andere clausules geldt dat het vinden van een oplossing bij redelijke bezwaren meestal een zaak is van geven en nemen. Een contract waarin één partij alles krijgt, vormt een zwakke basis en weigeren om ook maar een duimbreedte toe te geven, heeft meestal tot gevolg dat de andere partij wegloopt van de onderhandelingstafel. De meeste contracten zijn dan ook een uitgebalanceerd compromis.

In dit nummer van Expert Insights bespreken we een aantal essentiële standaardclausules in contracten voor magazijnoplossingen waar u met name aandacht aan moet besteden. Een open dialoog en begrip voor de invloed die deze clausules op beide partijen hebben, leidt er hopelijk toe dat ze geen onoverkomelijke problemen opleveren bij de onderhandelingen.

We bespreken de volgende clausules:

• Strekking van de overeenkomst
• Exclusiviteit en/of minimumvolumes
• Aansprakelijkheid bij directe en indirecte schade
• KPI’s en bonus-malus
• Algemene voorwaarden
• Contracttermijn en ontbindingsclausule
• Prijsindexatie
• Keuze voor wetgeving en rechtbank
• Pandrecht en retentierecht

1. Strekking van de overeenkomst

De strekking van een logistieke overeenkomst beschrijft de processen die in het contract worden genoemd en de resultaten die de dienst karakteriseren. Bij logistieke contracten betekent dit een gedetailleerde procesomschrijving van de diensten die onder het contract vallen.

Vaak staat in een contract niet helder omschreven welke diensten er precies onder vallen. Hierdoor zijn de daaropvolgende clausules voor meerdere uitleg vatbaar. Een voorbeeld: vaak denkt de verlader dat met ‘warehousing’ het totale dienstenpakket, van inbound tot opslag tot outbound, wordt bedoeld. Voor een logistieke dienstverlener kan ‘warehousing’ echter ook verwijzen naar opslag alleen. Wanneer het contract niet duidelijk omschrijft welke diensten precies onder de noemer ‘warehousing’ vallen, kunnen clausules over KPI’s en aansprakelijkheid op verschillende manieren worden geïnterpreteerd.

Zorg voor een duidelijke omschrijving van de diensten die worden verleend binnen het kader van de overeenkomst en vermijd onduidelijkheden. Zo worden misverstanden in de toekomst voorkomen. Veelvoorkomende voorbeelden van grijze gebieden zijn onder meer laden, opslag en lossen onder een vervoersovereenkomst (controleer altijd of de Incoterms die zijn afgesproken in het verkoopcontract overeenkomen met de verplichtingen van de vervoerder met betrekking tot laden en lossen). Het kan nuttig zijn om de overeenkomst vooraf te laten gaan door een inleiding. Deze omschrijft de algehele doelstelling van de overeenkomst en somt de feiten en omstandigheden op die relevant zijn voor een of beide partijen. Een inleiding maakt het interpreteren van de clausules bij een geschil eenvoudiger.

2. Exclusiviteit en/of minimumvolumes

In contracten voor magazijnoplossingen worden exclusiviteit en minimumvolumes meestal uitgedrukt in het aantal pallets in opslag en in inkomende en uitgaande stromen van goederen. Als distributie hierbij inbegrepen is, wordt ook het aantal verzendingen vermeld. Exclusiviteit verwijst naar het recht van een logistieke dienstverlener op het totale volume van een verlader.

De factor volume heeft veruit de meeste invloed op de logistieke kosten. Logistiek is van nature een volume-gedreven industrie. Omdat het volume ook het belangrijkste argument van verladers is voor het bedingen van kortingen, biedt het voor de korte termijn voordelen om de meest gunstige volumescenario’s te schetsen. Als er echter grote verschillen met de werkelijke aantallen blijken te zijn nadat het contract is ingegaan, leidt dit er bijna altijd toe dat de onderhandelingen over tarieven opnieuw moet worden gevoerd.

Het exact voorspellen van volumeontwikkelingen is vaak ingewikkeld, maar een kleiner volume betekent voor de logistieke dienstverlener wel dat een contract minder winstgevend is, of zelfs verliesgevend. Aan de andere kant moet men zich realiseren dat exclusiviteit verladers kwetsbaarder maakt in geval van mindere prestaties van de logistieke dienstverlener. De verlader heeft in een dergelijke situatie immers slechts beperkte mogelijkheden om hierop snel te reageren. Kosten/tarieven en volumes zijn communicerende vaten. Zelfs wanneer exclusiviteit en volumes niet specifiek staan vermeld in het contract, betekent dit niet automatisch dat een verlader het soort lading en de aantallen zoals omschreven in de offerte zomaar kan veranderen. Het is verstandig om de gevolgen van substantiële toe- of afnames in het volume, en de gevolgen hiervan voor de afgesproken tarieven, helder te omschrijven.

4. KPI’s en bonus-malus

Key performance indicators (KPI’s) zijn kengetallen die de kwaliteit van de dienstverlening uitdrukken. In een distributiecontract is een veelgebruikte KPI bijvoorbeeld het percentage tijdige leveringen. Bonus-malus is een systeem waarbij de verlader een deel van de betaling voor diensten kan achterhouden bij een slechte prestatie. Daar staat tegenover dat de logistieke dienstverlener meer in rekening mag brengen als deze beter presteert dan de vooraf bepaalde KPI’s.

Kwaliteit kost meestal geld. Met name kwaliteitsniveaus die het reguliere niveau bij een logistieke operatie te boven gaan, vereisen extra handelingen, waarbij extra kosten moeten worden gemaakt. Verladers willen uiteraard een topservice; logistieke dienstverleners moeten deze verwachtingen afzetten tegen de daarmee gepaard gaande kosten.

KPI’s zijn een nuttige tool voor het meten van de prestaties van de vervoerder. Ze geven bovendien een duidelijk beeld van de verwachtingen van de verlader. Verladers moeten goed overwegen welke doelstellingen moeten worden behaald en deze vastleggen in een service level agreement (SLA). Als een SLA alleen is bedoeld als een manier om de prestaties te monitoren, is het voldoende om de resultaten mee te nemen in de periodieke evaluatie. Als het doel van de SLA echter het bewaken van de kwaliteitsniveaus is, moeten de consequenties, als er niet aan wordt voldaan, duidelijk worden vermeld. Deze consequenties zijn bijvoorbeeld een contractuele boete en een maximale periode waarbinnen de vereiste verbeteringen moeten worden doorgevoerd. Indien deze verbeteringen niet worden gerealiseerd, leidt dit uiteindelijk tot het opzeggen van de overeenkomst. Behalve de contractuele boete kunnen er ook afspraken worden gemaakt over een bonus als de verwachtingen worden overtroffen. Dit werkt als een stimulans voor de dienstverlener. Een redelijke bonus-malusregeling moet naar twee kanten werken: het kan zeer motiverend zijn voor logistieke dienstverleners. De doelstellingen die zijn geformuleerd in de KPI’s moeten wel haalbaar zijn.

5. Algemene voorwaarden

 Algemene voorwaarden maken deel uit van een logistiek contract vanwege hun algemene karakter. Ze omvatten alle onderwerpen die niet specifiek betrekking hebben op één contract, maar op het bedrijf als geheel. Zaken die te maken hebben met de prestatie van de logistieke dienstverlener op specifieke gebieden bij de uitvoering van het contract worden dan ook niet opgenomen in de algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden kunnen nuttig zijn in een contract omdat ze veel standaardbepalingen bevatten, waardoor het contract zelf eenvoudig, en daarmee transparanter, kan blijven. Het probleem bij algemene voorwaarden is echter dat ze meestal opgesteld zijn in het voordeel van één van de partijen. Ieder uitgebalanceerd contract met aandacht voor de belangen van beide partijen kan op simpele wijze verstoord raken door het opnemen van eenzijdige algemene voorwaarden.

Een ander probleem met algemene voorwaarden is de bekende strijd der formulieren, waarbij de inkopende partij inkoopvoorwaarden hanteert en de uitvoerende partij conflicterende leveringsvoorwaarden gebruikt. In de praktijk worden inkoopvoorwaarden vaak opgesteld voor toepassing op een verkoopcontract of voor het leveren van diensten in het algemeen. Als zodanig passen deze inkoopcondities meestal minder goed bij een logistiek contract. Dit geldt in het bijzonder voor vervoerscontracten. Bij het leveren van internationale of grensoverschrijdende diensten moet bovendien rekening worden gehouden met het feit dat wettelijke bepalingen en jurisprudentie per land kunnen variëren. Het is dan ook belangrijk om de keuze voor de toe te passen wetgeving of rechtbank goed te overwegen. Gesteld kan worden dat logistieke algemene voorwaarden waarin de belangen van beide partijen zijn meegenomen belangrijk zijn, omdat hierin alle zaken worden geregeld die niet direct genoemd worden in het contract. Het is echter verstandig om heel terughoudend te zijn bij het opnemen van contractvoorwaarden die aanzienlijk verschillen van de algemene voorwaarden.

Bij sommige transportvormen bieden de algemene voorwaarden van de branche zelf een oplossing voor zowel de strijd tussen de formulieren als de eenzijdige natuur van de voorwaarden. Deze zijn opgesteld door (vertegenwoordigers van) zowel de inkopers als de logistieke dienstverleners. Een goed voorbeeld in Nederland zijn de Algemene Vervoerscondities 2002 (AVC 2002) voor wegtransport. Deze zijn opgesteld door EVO (de ondernemersorganisatie voor logistiek en transport) en Transport en Logistiek Nederland (TLN).

6. Contracttermijn en ontbindingsclausule

De contracttermijn is de duur van het logistieke contract. De ontbindingsclausule omschrijft de redenen/gebeurtenissen die een vroegtijdig afbreken van het contract door de verlader mogelijk maken.

Een logistieke diensterverlener wil de duur van een logistiek contract logischerwijs graag maximaliseren. Sommige logistieke dienstverleners stipuleren dan ook een minimale contractduur. De lengte hiervan is afhankelijk van de moeite en de investeringen die gedaan worden bij het opstarten en implementeren van het contract. Voor een verlader biedt een kortere contractduur echter meer mogelijkheden voor het opnieuw onderhalen over de contractvoorwaarden, en dus het omlaag brengen van de tarieven. Veelvoorkomende punten in de onderhandelingen zijn onder meer de exacte ingangsdatum van het contract, de opzegtermijn en de prolongatietermijn. Ontbindingsclausules zijn een gevoelig onderwerp omdat verladers ze beschouwen als een ‘ontsnappingsroute’ in het geval van serieuze problemen. Voor de logistieke dienstverlener betekent contractbeëindiging vrijwel zeker financieel verlies omdat de investeringen die zijn gedaan voor het opzetten van de structuur dan niet meer kunnen worden terugverdiend.

Op de eerste plaats is het altijd verstandig om afspraken te maken over een contracttermijn en/of opzegtermijn. Vermijd een juridisch niemandsland en omschrijf helder  ontbindingsclausules, een einddatum en een opzegtermijn. Als hier geen afspraken over zijn gemaakt, bepaalt de rechtbank bij een geschil wat een redelijke opzegtermijn is. De interpretatie van een rechtbank van wat ‘redelijk’ is, komt niet altijd overeen met de mening van de betrokken partijen. Bij beslissingen over termijnen is het verstandig om goed te kijken of in het contract minimum orderhoeveelheden (gegarandeerde volumes) en exclusiviteit worden bedongen. De verlader moet in dat geval zeker weten dat hij gedurende de hele contractperiode aan deze voorwaarden kan voldoen. En zelfs wanneer er geen volumegarantie is afgegeven, heeft de vervoerder in veel gevallen toch recht op een bepaald volume, gebaseerd op de periode voorafgaand aan de contracttermijn. Met andere woorden, zelfs al is er geen minimumhoeveelheid afgesproken, dan nog kan de logistieke dienstverlener vaak een hoeveelheid ‘vaste’ orders eisen.

Hoewel beide onderwerpen vaak in dezelfde clausules worden meegenomen, is er een belangrijk verschil tussen het aflopen van het contract en het beëindigen van een contract gedurende de lopende contracttermijn. Het laatste is meestal een consequentie van ernstige tekortkomingen bij de logistieke dienstverlener. Geadviseerd wordt om vooraf in het contract duidelijk te maken welke tekortkomingen automatisch worden gekwalificeerd als ‘ernstig’ en grond zijn voor beëindiging van het contract. Dit is zeker belangrijk wanneer in het contract exclusiviteit wordt bedongen.

7. Prijsindexatie

Prijsindexatie is een jaarlijks terugkerend gebeuren waarbij de logistieke tarieven worden aangepast aan de hand van een prijsindex. Hierdoor wordt de waarde van een contract aangepast aan de inflatie en prijsfluctuaties in de markt.

De prijsindex is eenvoudig omdat indexatie op macroniveau door overheidsinstanties wordt berekend. Een veelgehoord argument is dat indexatie alleen van toepassing moet zijn op kosten die onderhevig zijn aan inflatie. Bovendien wordt het soms ingezet als wisselgeld in discussies over continu verbeteren. Indexatie op basis van ‘marktprijsniveaus’ is het onderwerp van nog meer discussie. Gegeven het langetermijnkarakter van de meeste logistieke contracten en de volatiliteit in de markt, beargumenteren logistieke dienstverleners dat het onmogelijk is om bijvoorbeeld de transportkosten over twee jaar te voorspellen. Een jaarlijkse indexatie van arbeids- en huurkosten is dan ook gebruikelijk bij langetermijncontracten.

Overweeg zorgvuldig welke index moet worden gehanteerd bij de berekening. De gekozen index moet zo goed mogelijk passen bij het type contract. Sommige elementen van de herwaardering worden meestal apart geïndexeerd, met name brandstofkosten. Als er een aparte brandstofclausule in het contract is opgenomen, let dan op dat deze voor beide partijen geldt, dus dat de verlader wordt gecompenseerd als de brandstofkosten dalen en de vervoerder een toeslag mag berekenen als de brandstofkosten stijgen. Vermijd bovendien dubbele indexatie: de prijsindexatieclausule mag niet ook nog eens een indexatie voor brandstofkosten bevatten.

Soms willen verladers de prijsindexatie afzetten tegen continu verbeteren. Het is echter beter om continu verbeteren en prijsindexatie gescheiden te houden en beide in aparte clausules op te nemen. Bij ‘marktprijsniveau’-indexatie zijn vooral transportdiensten die geen tot weinig consolidatiesynergie hebben (zoals Full Truck Loads, Part Loads of containertransport) sterk afhankelijk van een fluctuerende vraag. Omdat deze diensten bijna geheel worden ondergebracht bij onderaannemers, is het meestal niet mogelijk om een vaste prijs te garanderen voor een periode van langer dan een jaar, en soms zelfs korter. Bij diensten die in eigen beheer worden uitgevoerd of bij diensten met een groot volume zijn de synergiën minder gevoelig voor plotselinge prijsfluctuaties.

8. Keuze voor wetgeving en rechtbank

Dit deel van het logistieke contract omschrijft onder welke wetgeving eventuele toekomstige geschillen vallen en de locatie van de rechtbank die deze zaken behandelt.

Wanneer de verlader, de logistieke dienstverlener en de uit te voeren logistieke operatie zich allemaal in hetzelfde land bevinden, levert deze clausule meestal geen problemen op. Het wordt ingewikkelder als het hoofdkantoor van de verlader zich in land A bevindt en de uit te voeren logistieke operatie zich afspeelt in land B (soms zelfs op een ander continent). Bij grote contracten kan de locatie van het hoofdkantoor van de logistieke dienstverlener, waar de juridische afdeling is gevestigd, de situatie nog eens extra complex maken. Het spreekt vanzelf dat alle partijen hun eigen rechtspraak en rechtbanken zo dicht mogelijk bij huis prefereren.

De keuze voor wetgeving en rechtbank kan een beslissende rol spelen bij de uitkomst van een rechtszaak, zelfs als de wetgeving eenduidig is door internationale verdragen, zoals in de EU. Rechtbanken in verschillende landen kunnen toch tot conclusies komen die recht tegenover elkaar staan! Een aansprekend voorbeeld van een mogelijk verschil in interpretatie is of een schade al dan niet met opzet is veroorzaakt. Dit kan belangrijk zijn omdat de vervoerder geen aanspraak kan maken op beperkte aansprakelijkheid als er sprake is van opzet.

Vanuit praktisch oogpunt is het meest logisch om de wet toe te passen van het land waar de meeste activiteiten worden uitgevoerd.

Overwegingen bij de onderhandelingen

Problemen met pandrecht en retentierecht hebben vrijwel nooit iets te maken met goederen die zich op dat moment bij de logistieke dienstverlener bevinden. In plaats hiervan worden pandrecht en retentierecht vaak ingezet om betaling van openstaande facturen af te dwingen die betrekking hebben op eerdere zendingen of consignaties. Nog belangrijker is dat het retentierecht soms niet speelt tussen de verlader en zijn logistieke dienstverlener, maar dat er door een van de onderaannemers elders in de keten een beroep op wordt gedaan. Dit is soms moeilijk te voorkomen, maar wanneer de goederen een bepaalde waarde vertegenwoordigen of wanneer tijdige bezorging van groot belang is, met boetes voor de verkooporganisatie of leverancier bij verzuim, moet de verlader de risico’s bij aanspraak op pandrecht en retentierecht ergens in de logistieke keten zorgvuldig overwegen. Een financieel stabiele logistieke dienstverlener die de verschillende stappen binnen de logistieke keten dirigeert en centraal de subcontractors managet, is een belangrijke voorwaarde bij het voorkomen van een beroep op pandrecht en retentierecht.