Um checklist de 10 pontos para terceirização de armazém
Ao começar a terceirizar suas atividades de armazenagem, esteja ciente de que isso pode impactar diretamente no seu atendimento ao cliente. Aqui estão dez pontos a serem considerados ao terceirizar seus processos de armazenagem e fulfillment. Esta lista é baseada em experiências de clientes, prestadores de serviços de logística e especialistas em cadeia de suprimentos.
1 Veja a terceirização como uma jornada contínua, não como uma solução instantânea para todos os processos de armazenagem
Pense na terceirização de funções de armazenagem como uma jornada desde o design e teste da solução até a implementação e o start-up. Cada etapa vem com uma curva de aprendizado para o provedor de logística terceirizado (3PL), bem como para sua empresa. Alguns processos estão além do alcance de controle do seu provedor de logística, mas têm um impacto fundamental nas operações gerais (por exemplo, etiquetas no material de entrada, sua própria infraestrutura de TI e processos de consolidação de pedidos) e precisam ser gerenciados em paralelo ao projeto de terceirização.
“A terceirização de armazém não é uma solução pontual, mas uma jornada que precisa ser gerenciada.”
2 Envolva todos os responsáveis o quanto antes.
A terceirização das atividades logísticas é uma decisão estratégica que tem impacto funcional e às vezes emocional entre as diversas funções na sua empresa. Às vezes, o gerente da cadeia de suprimentos fez tudo certo em termos de identificar o potencial de redução de custos, iniciar o projeto, selecionar o fornecedor certo, fazer um business case convincente e projetar a solução logística ideal. No entanto, muitas propostas de projetos ficam paradas na sala de reuniões.
“Não é apenas uma festa da cadeia de suprimentos. Para evitar vetos de última hora sobre objeções não abordadas anteriormente, obtenha envolvimento e comprometimento em cada etapa do processo de todos os envolvidos.”
3 Garanta testes de TI suficientes
Um plano de teste de TI estruturado e bem pensado é vital para uma implementação bem-sucedida. Teste as interfaces entre seus próprios sistemas e o sistema de gerenciamento de armazém e também o sistema de gerenciamento de transporte do provedor de logística – extensivamente. Sob pressão de tempo, os planos de teste às vezes não cobrem todos os processos e possíveis exceções em particular. Além disso, esses processos geralmente são testados apenas por etapa individual e não em um teste completo de ponta a ponta.
"O segredo está nos detalhes. Para reduzir os erros de ativação, teste as interfaces e sistemas de TI em todo o ciclo, desde a entrada do pedido até a entrega, incluindo coleta, embalagem e envio.”
4 Garanta uma qualidade de dados consistente
Durante a fase de proposta, seus dados são compartilhados com o prestador de serviços de logística como base para uma cotação. Muitas vezes, dados como unidades de medida, peso, dimensões e unidades vendidas acabam não sendo confiáveis em um contexto operacional. Para formatar uma proposta, os dados geralmente são modelados e retirados de vários sistemas de dados de origem. Durante a implementação, podem ocorrer problemas de TI, pois os dados não possuem a mesma qualidade apresentada na proposta. Problemas operacionais e de custo podem surgir à medida que os dados inconsistentes geram mais exceções e trabalho manual.
“Evite lixo entrando, lixo saindo. Preste atenção à qualidade dos dados para garantir uma cotação confiável do seu provedor de logística e facilitar muito a implementação.”
5 Incluir processos não documentados
Ao longo dos anos, sua organização da cadeia de suprimentos desenvolveu conhecimento que não é necessariamente armazenado em sistemas ou documentação de processos. Não capturar padrões de empilhamento específicos do cliente ou requisitos de embalagem especiais não documentados, por exemplo, pode levar a sérios problemas de serviço durante a implementação de terceirização.
“Se não está no papel, não quer dizer que não exista. Leve em consideração todo o conhecimento de colaboradores sobre processos, mesmo não documentado, em todos os níveis da sua cadeia de suprimentos.”
6 Não deixe a exceção se tornar a regra
A maioria de seus processos operacionais geralmente seguem um padrão e são bem descritos e quantificados durante o estágio de proposta. As exceções aos processos padronizados, no entanto, muitas vezes não são incluídas na proposta e, portanto, não são cotadas. Se processos excepcionais são identificados, sua frequência é provavelmente subestimada na fase de proposta e não gerenciada durante o go-live. Os custos adicionais de exceções ao processo padrão geralmente não são levados ao orçamento logístico e podem gerar surpresas no recebimento da primeira fatura.
“Gerencie as exceções, quanto mais cedo melhor. Durante as negociações, concorde em detalhes sobre as exceções ao processo padrão e a frequência dessas exceções. Tenha uma sólida metodologia de resolução de problemas e um procedimento de escalonamento durante a implementação para tratar com exceções no nível certo.”
7 Seja realista sobre as habilidades de gerenciamento de projetos da organização
Um projeto de implementação de terceirização logística é uma curva de aprendizado íngreme para os profissionais e gestores de logística de uma empresa. A natureza baseada em projetos e a metodologia de trabalho da implementação são muitas vezes um território desconhecido para as pessoas que trabalham na gestão de linhas logísticas. Os integrantes da equipe de projetos devem ser experientes e estar no mesmo nível em termos de metodologia de gerenciamento de projetos.
“O gerenciamento de projetos é uma habilidade especializada. Crie uma equipe de projeto integrada e evite duas equipes trabalhando em paralelo.”
8 Não gerencie um 3PL como se fosse um armazém próprio
Gerenciar seu processo logístico por meio de um 3PL requer competências diferentes em comparação com um armazém próprio. Você precisa pensar em negociar o acordo de nível de serviço, medir o desempenho em dados consistentes, avaliar os indicadores de desempenho predefinidos, implementar melhorias contínuas ou iniciativas de Gainshare ou gerenciar um acordo de bônus/ônus. Tudo isso é fundamentalmente diferente do gerenciamento de linha típico de um armazém próprio.
“Prepare-se para mudar. Defina objetivos de negócios claros e realize reuniões periódicas entre a administração com o intuito de fazer mudanças estruturais no acordo de nível de serviço. Além disso, deixe seu provedor de logística fazer o trabalho.”
9 Mensure o desempenho, mas mensure com eficácia
Após a fase de implementação e um certo período de curva de aprendizado, a maioria das empresas está ansiosa para avaliar o provedor de serviços logísticos e apontar possíveis problemas ou melhorias. Ao medir o desempenho, muitas vezes é problemático tentar comparar igual com igual. Por exemplo, seus operadores de armazém podem levar uma hora para gerenciar o recebimento de mercadorias e fazer uma entrada manual no sistema, em comparação com três horas para disponibilizar as mercadorias recebidas no sistema como estoque disponível para venda. Embora a segunda opção demore mais tempo, graças às sinergias multiusuário acordadas com o prestador de serviços logísticos, você ganha mais eficiência no longo prazo. Entenda de onde sua empresa está vindo e crie uma linha de base de KPIs relevantes. Juntamente com seu provedor de logística, você direciona as operações e aumenta o desempenho rapidamente.
“Sem KPIs, você fica cego. Compartilhe a avaliação de desempenho com seus stakeholders e também os sucessos com eles, para criar confiança nas operações.”
10 Mantenha as melhorias de TI 'nice to have' fora da implementação
A fase de implementação geralmente envolve um importante componente de TI em que seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) está vinculado ao sistema de gerenciamento de armazém de seu provedor de serviços de logística. Ao definir as interfaces de dados eletrônicos (EDI), os participantes do projeto às vezes aproveitam a oportunidade para introduzir recursos novos, como impressão de etiquetas personalizadas, mensagens e digitalizações adicionais, rastreabilidade extra. Esses pedidos muitas vezes levam ao chamado 'desvio de escopo', o que resulta em mais discussões e atrasos. Lembre-se de que sua proposta de projeto foi baseada no processo atual e nos requisitos de informação. Recursos adicionais significam custos extras para o desenvolvimento de TI.
“O excesso do bom… A introdução desses requisitos para ajustar funções ou processos de TI deve ser baseada em um caso de negócios completo e fazer parte da fase de proposta ou design, e não do projeto de implementação.”
Pronto para começar a terceirizar sua armazenagem e gerenciamento da cadeia de suprimentos? Nossos especialistas têm anos de sólida experiência e encontrarão as soluções certas para suas necessidades.
Sobre os autores
Thomas van Vliet é Diretor de Business Analytics da DSV Solutions. Atua na indústria 3PL há 20 anos em várias funções comerciais. Faz parte do Grupo de Desenvolvimento de Negócios Globais da DSV Solutions, onde ocupou vários cargos, incluindo desenvolvimento de negócios e gerenciamento de contas no setor industrial.
Jack Pool é Diretor Geral da Districon Management Consultants. Atua na indústria da cadeia de suprimentos há mais de 22 anos em várias funções de gerenciamento e consultoria. Está atualmente liderando a prática da cadeia de suprimentos da Districon, que também inclui seleção de fornecedores 3PL e gerenciamento de fornecedores.
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