En checklista med 10 punkter för outsourcing av lager
Beslutet att outsourca ett lager och tillhörande aktiviteter kräver ett grundligt övervägande. En outsourcing omfattar ofta processer som utvecklats under många år, med direkta konsekvenser för kundservicen som följd. Här beskriver vi de 10 största fallgroparna gällande attityder, förväntningar och aktiviteter under implementeringsfasen vid outsourcing av ett lager. Listan bygger på många års erfarenhet från både kunder och logistikleverantörer och har skapats i samarbete med erkända supply chain-experter.
1. Se outsourcing som en ständig resa, inte ett omedelbart botemedel mot alla processer i supply chain
Tänk på outsourcing av supply chain-funktioner som en resa från utformning av lösning vidare genom testning och implementering till uppstart. Varje steg åtföljs av en inlärningskurva för både 3PL-leverantören och din egen organisation. En del processer ligger utanför din logistikleverantörs kontroll, men har en avgörande inverkan på den övergripande verksamheten (till exempel etiketterna på inkommande produkter, din egen IT-infrastruktur och möjlighet till orderkonsolidering) och måste administreras parallellt med outsourcingprojektet.
Outsourcing av lager är inte en engångslösning, utan en resa som måste styras.
2. Involvera alla intressenter tidigt hellre än för sent
Outsourcing av logistikaktiviteter är ett strategiskt beslut som kommer få en funktionell, och ibland även emotionell, inverkan på en lång rad funktioner i organisationen. Ofta har Supply Chain Managern gjort allt rätt i fråga om att identifiera en besparingspotential, inleda projektet, välja rätt leverantör, ta fram ett övertygande business case och utforma den optimala logistiklösningen. Trots det fastnar många projektförslag på planeringsstadiet.
Det är inte bara leveranskedjan som berörs. Om inte berörda från samtliga funktioner, t ex marknad, produktion och ekonomi deltar aktivt under varje steg i processen, riskerar projektet att förkastas i sista stund på grund av invändningar som kunnat föras fram och hanteras tidigare i processen.
3. Säkerställ tillräckliga IT-tester
En strukturerad och väl genomtänkt testplan av IT-processer är fundamental för en lyckad implementering. Gränssnitten mellan dina system och logistikleverantörens lager- och distributionssystem, måste genomgå omfattande tester. På grund av tidspress saknar testplanen ofta en del processer, i synnerhet av de undantag som gäller. Dessutom testas processer ofta enbart steg för steg och genomgår inte alltid fullständiga tester från början till slut.
Djävulen ligger i detaljerna. Ett samlat test av gränssnitt och IT-system, från inkommande order till leverans med plockning, packning och frakthantering, minskar mängden fel vid lanseringen betydligt.
4. Ojämn datakvalitet
Under offertfasen delar du med dig av data till logistikleverantören som underlag till en prisoffert. Ofta visar det sig att data som mätenheter, vikt, dimensioner och antal sålda enheter, inte är tillförlitliga i ett operativt sammanhang. Detta då de tagits från olika system och anpassats för att användas till offerten. Under implementeringsfasen uppstår det sedan IT-problem då datakvaliteten inte stämmer överens med kvaliteten på de data som presenterades i förslaget. Då kan operativa- och kostnadsrelaterade tvistefrågor uppstå, eftersom bristen på data skapar fler undantag och mer manuellt arbete.
Undvik skräp in, skräp ut. En god datakvalitet är avgörande för att logistikleverantören ska kunna ge en tillförlitlig offert och gör implementeringsarbetet mycket lättare.
5. Inkludera odokumenterade processer
Med åren har din supply chain-organisation byggt upp kunskap som inte nödvändigtvis registrerats i system eller processdokumentation. Exempelvis kan bristande registrering av kundspecifika staplingsmönster eller särskilda paketeringskrav leda till allvarliga serviceproblem under implementeringsfasen.
Bara för att något saknas på papper betyder det inte att det inte existerar. Anställda inom alla led i din supply chain kan ha viktig, odokumenterad kunskap om processer som man måste ta hänsyn till.
6. Låt inte undantaget bli regel
De flesta av dina vanliga driftprocesser beskrivs och kvantifieras oftast noga under offertfasen. Undantag från standardprocesserna ingår emellertid oftast inte i offertförfrågan och kostnaden är därför inte medräknad i offerten. Om undantagsprocesser alls identifieras, underskattar man många gånger hur ofta de inträffar under offertfasen och hanteras därför inte i samband med lanseringen. Extra kostnader för eventuella undantag från standardprocessen inkluderas vanligtvis inte i logistikbudgeten, vilket kan leda till tråkiga överraskningar när du får din första faktura.
Ta hand om undantagen – ju förr desto bättre Det är viktigt att man avtalar i detalj kring undantag från standardprocessen, och hur ofta de inträffar, under förhandlingsfasen. Fasta riktlinjer kring felhanteringsprocesser och eskaleringsplaner, säkerställer att undantag hanteras på rätt nivå under implementeringsfasen.
7. Var realistisk när du bedömer organisationens förmåga att leda projekt, överskatta inte
Implementeringen av ett logistikoutsourcing-projekt innebär en brant inlärningskurva för en organisations logistikanställda och ledning. Den projektbaserade arbetsmetoden under implementeringsfasen är ofta ny för många logistikchefer. Projektledarens samarbetspartners bör ha erfarenhet och vara på samma nivå gällande projektledningsmetoden.
Projektledning är en specialistkunskap. Skapa ett integrerat projektteam i stället för två team som arbetar parallellt.
8. Hantera inte ett 3PL-upplägg som ett eget lager
Hanteringen av dina logistikprocesser genom en 3PL-leverantör kräver andra kompetenser jämfört med att driva ett eget lager. Du måste tänka på att förhandla om servicenivåavtalet, mäta resultat på entydiga data, styra driften utifrån fördefinierade KPIer, genomföra löpande förbättringsåtgärder och bonusinitiativ samt administrera ett bonus malus upplägg. Allt detta skiljer sig i grunden från den typiska linjehanteringen för ett eget lager.
Var beredd på förändring. Istället för ad-hoc möten och tillfälliga beslut, är det viktigt att fastställa tydliga affärsmål och att hålla regelbundna möten med ledningen, som ska ha befogenhet att göra strukturella ändringar i SLA. Låt din logistikleverantör göra resten av arbetet.
9. Använd produktiv resultatmätning
Efter implementeringen och en viss inlärningsperiod, är de flesta företag ivriga att mäta logistikleverantörens resultat för att kunna identifiera potentiella problem eller förbättringsmöjligheter. När det gäller resultatmätning är det ofta svårt att jämföra äpplen med äpplen. Till exempel kan det ta 3 timmar i stället för 1 innan inkommande varor finns tillgängliga i systemet som säljbart lager. I ditt eget lager var personalen beredd på varuleveransen och kunde omedelbart göra en manuell registrering av varorna i systemet, vilket ska jämföras med de synergier du får med din logistikleverantör. Det är viktigt att vara medveten om förutsättningarna och fastställa ett antal KPIer som kan ligga till grund för mätningarna. Tillsammans med dina logistikleverantörer kommer du att få kontroll över verksamheten och uppnå en hög produktionsnivå.
Utan KPIer famlar man i mörker. Det är även viktigt att dela framgångarna med sina intressenter för att skapa förtroende för verksamheten, och det kan man inte göra utan att komma överens om hur resultatet ska mätas.
10. Undvik IT-förbättringar som är "bra att ha" utanför implementeringen
Ofta involverar implementeringsprocessen en viktig IT-komponent, som förbinder ditt ERP-system till logistikleverantörens lagerstyrningssystem (WMS). Processen för att definiera datagränssnitten mellan olika system (EDI) ses ibland som en möjlighet att introducera nya ”bra att ha” funktioner, som till exempel skräddarsydd utskrift av etiketter, extra meddelanden och skanningar, utökad spårbarhet med mera. Sådana önskemål leder ofta till så kallad ”scope creep" d.v.s. en gradvis utvidgning av projektets omfattning, vilket skapar diskussioner. Din offert utgår vanligtvis från era nuvarande processer och informationsbehov. Ytterligare funktioner innebär extra IT-kostnader.
För mycket av det goda. Ytterligare funktioner innebär extra IT-kostnader. Introduktion av extra IT-funktioner och nya processer utöver befintliga, bör baseras på en gedigen lönsamhetsanalys och vara en del av offert- eller designfasen och inte ingå i implementeringsprocessen.
Ät du redo att börja outsourca lagerhantering och supply chain management? Våra experter har många års gedigen erfarenhet och kommer att hitta rätt lösningar för dina behov.
Om författarna
Thomas van Vliet har 15 års erfarenhet av tredjepartslogistik från en mängd olika befattningar. Han ingår i DSV Solutions Global Business Development-grupp, där han ansvarar för marknadsföringen och även arbetar med affärsutveckling och kontohantering för kunder med anknytning till industrisektorn.
Jack Pool har varit verksam inom supply chain management i mer än 16 år i olika ledningsbefattningar och konsultroller. Som Managing Director för Districon Management Consultants har han ansvaret för supply chain management området, som även omfattar hantering av tredjepartslogistikleverantörer (3PL).
Har du frågor?
Våra experter inom
3-pl och lager finns här för att hjälpa dig. Kontakta oss så hittar vi den lösning du behöver.
