Supply chain control towers

Als we de vakpers en presentaties van 3PL’s mogen geloven, schieten ‘control towers’ in heel Europa als paddenstoelen uit de grond. Iedereen die ook maar iets voorstelt in de logistieke arena heeft er minimaal één, zo niet meer. Het control tower-concept is eenvoudig te visualiseren, een bijenkorf van activiteit, bemand door meertalige traffic controllers. Men zou zich kunnen voorstellen dat het centrale punt van de control tower gevormd wordt door een groot scherm met een integraal overzicht van alle vrachtstromen waarop ieder probleemgebied precies wordt aangegeven. Is dat in werkelijkheid ook zo? Mist u iets als u vasthoudt aan uw ‘ouderwetse’ freightmanagement-afdeling? Dit artikel biedt een nuchtere kijk op de control, legt de functionaliteiten uit en probeert situaties te benoemen waarin het concept echt meerwaarde heeft.

1. Wat is een logistieke control tower?

Om uit te leggen wat een control tower is, beginnen we met een korte uitleg van wat het niet is:

• Het is geen echte toren
• Hij staat niet in directe verbinding met vrachtwagenchauffeurs, kapiteins of piloten
• Hij heeft geen controle over productie, opslag, herbevoorrading en orderproces.
• Het is geen synoniem voor een 4PL

De essentie van het control tower-concept is het inzichtelijk maken van de logistieke keten naar divisies, landen en modaliteiten toe. Het hart van de control tower is een informatiehub die wordt ondersteund door een set gedetailleerde regels voor van het nemen van beslissingen en een getraind team operators. Het grote voordeel van deze centrale informatiehub is dat deze informatie verzamelt en integreert die afkomstig is vanuit een veelheid aan bronnen en deze vervolgens distribueert in één, consistente vorm. Met dit geïntegreerde overzicht kan de control tower-operator in een vroeg stadium risico’s of kansen signaleren.

Wat een control tower precies doet, verschilt per bedrijf en varieert van het dirigeren van grondstofvoorraden naar een fabriek toe tot het functioneren als end-to-end control center. Het management van reserveonderdelen en retourzendingen wordt altijd apart geregeld (zie figuur 1).

2. Wat is het verschil tussen een control tower en ‘good old’ freight- of distributiemanagement?

In tegenstelling tot de traditionele wijze van het managen van vracht- en distributiestromen vanaf begin- of eindpunt, is de control tower niet fysiek of hiërarchisch verbonden aan een specifieke locatie.

Bovendien focust een control tower op ‘eventmanagement’. Statusinformatie van leveranciers en logistieke dienstverleners wordt verzameld en opgeslagen op gestructureerde wijze; het wordt gebruikt om het control tower-team inzicht te bieden in de exacte orderstatussen, de productvoorraad en zendingen. Met deze informatie kunnen de juiste beslissingen worden genomen bij het plannen, monitoren en analyseren van de supply chain.

Ter vergelijking, freightmanagement richt zich alleen op het transport- of distributiegedeelte. Freightmanagement-activiteiten omvatten meestal het transport, tracking en tracing en het inplannen van ophalen en afleveren.

3. Wie heeft een control tower nodig?

Control towers worden gebruikt om de zichtbaarheid van ‘complexe’ logistieke ketens te verbeteren. Uw logistieke keten wordt beschouwd als complex als:

• de omvang wereldwijd of inter/intra-continentaal is;
• de afhankelijkheid ervan groot is;
• veel logistieke activiteiten worden uitbesteed;
• en de service-eisen van uw klanten steeds uitdagender zijn.

Complexe logistieke ketens eisen snelle, op feiten gebaseerde informatie. Vragen over de status van een order, de logistieke kosten van een product en de prestaties van een supply chain-partner of een diepgaande analyse moeten snel en volledig worden beantwoord. Een control tower-concept dat beschikt over de juiste, centraal opgeslagen informatie heeft bewezen het meest effectief te zijn bij het beantwoorden van deze vragen.

Sommige van onze case studies laten zien dat zelfs zeer gefragmenteerde logistieke ketens aanzienlijk voordeel kunnen hebben van een control tower-functie. Toch kunnen bedrijven die sterk gestructureerd zijn rondom lokale vestigingen weerstand verwachten wanneer ze eencontrol tower-oplossing voorstellen. Net als bij de meeste pogingen tot centralisatie, zullen lokale vestigingen bezwaar maken tegen het verlies van direct contact in eigen taal en tot het minder invloed hebben bij het ad-hoc oplossen van problemen. Als uw lokale vestigingen momenteel een grote mate van onafhankelijkheid kennen, kan een uitgebalanceerde, gefaseerde invoering, over een langere periode, zorgen voor voldoende controle vanuit de vestiging zelf in combinatie met de voordelen van een gecentraliseerde benadering.

4. Kan ik de control tower zelf, intern, opzetten of moet ik dit uitbesteden?

Voor het opzetten en beheren van een control tower heeft u specifieke vaardigheden nodig op het gebied van:

• Planning: vaak mensen met een logistieke achtergrond
• Eventmanagement: vaak mensen met een achtergrond in transportorganisatie
• Business intelligence: vaak mensen met een achtergrond op het gebied van operationele verbeteringen
• Management van supply chain-partners: vaak mensen met een achtergrond in 3PL’sIT management: de omgang met IT-tools voor informatie-uitwisseling met supply chain-partners (leveranciers, fabrikanten, 3PL’s en vervoerders) en het intern systeembeheer voor de gestructureerde opslag van informatie en het aanleveren van informatie ter ondersteuning van de control tower-functies.

De beslissing van een verlader om een control tower al dan niet uit te besteden, hangt er onder meer van af of het haalbaar is om de genoemde operationele- en IT-capaciteiten intern te ontwikkelen. Daarnaast speelt vergelijking tussen de benodigde investering voor een interne oplossing en de indirecte kosten bij uitbesteden een grote rol bij de beslissing. De bewegelijkheid van de werklast en een bepaalde kritieke massa hebben ook invloed op de voordelen van een interne strategie ten opzichte van die van een uitbestedingsstrategie.

De grotere controle en in-house expertise bij het insourcen van een control tower moet zorgvuldig worden afgewogen tegen de toenemende flexibiliteit die uitbesteden biedt. Afhankelijk van de omvang en het volume van de control tower is vaak een klein tot middelgroot team fte’s nodig om de hierboven opgenoemde vaardigheden uit te kunnen voeren. Vakantieperiodes, seizoenpieken of ziekte onder het personeel kunnen een serieus risico vormen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Bij insourcing wordt, in ieder geval in het beginstadium, meestal de nadruk gelegd op proceskwaliteit, terwijl uitbesteden een flexibelere oplossing biedt op de lange termijn voor wat betreft bronnen en systemen.

5. Wat zijn de typische voordelen van een control tower?

Zoals de term suggereert, helpt een control tower bij het onder controle houden van situaties. Het uiteindelijke doel is dat deze actie onderneemt ter voorkoming van mogelijke problemen verderop in het proces. Zonder een centraal team en een integraal overzicht wordt veel tijd besteed aan het blussen van lokale brandjes. Een control tower kan patronen identificeren in zaken die plaatselijk spelen en structurele tegenmaatregelen ontwikkelen op basis van processen die passen bij het grote geheel.

Dit moet iedere supply chain-manager als muziek in de oren klinken, maar het is desalniettemin belangrijk om de verwachte voordelen goed in te schatten. Op de eerste plaats is het essentieel om de verwachtingen op een rijtje te zetten en een reality check uit te voeren, niet alleen intern, maar ook extern naar de leveranciers toe. Bovendien moeten deze voordelen de basis vormen bij de opzet voor wat betreft processen, systemen en middelen.

De meeste voordelen van een control tower komen voort uit een betere zichtbaarheid van de supply chain. Dit maakt een betere planning, het nemen van betere beslissingen en een proactief eventmanagement mogelijk, net als betere prestaties door de supply chain-partners, en meer geavanceerde analyses van de logistieke keten. Dit resulteert uiteindelijk in:

• Besparingen op logistieke kosten
• Vermindering van de inventaris
• Verbetering van service-niveaus, zoals total cycle time en on-time levering

Uit de praktijk

DSV in Venlo beschikt over een gezamenlijke control tower voor elf Europese klanten. Ieder lid van het acht man tellende team heeft zijn eigen specifieke vaardigheden en klanten, maar kan voor andere taken worden ingezet waar nodig.

Voor een van de grotere klanten, Dow Chemicals, managed de control tower groepage, Less than Truckload- en Full Truckload-zendingen vanuit 24 Dow verzendlocaties in acht landen naar 34 bestemmingslanden in Europa. De omvang van de control tower voor Dow omvat ordermanagement, het coördineren van verzendingen, performance en exception-management, het centraal afhandelen van klachten en claims en centrale facturatie. “De oplossing is nu enkele jaren operationeel en inmiddels weet de gehele klantorganisatie dat men contact kan opnemen met de control tower met vragen of om escalatie van problemen te voorkomen. Naast de state-of-the-art IT-oplossing, maakt ook de kwaliteit van het team het verschil. Naast Venlo beschikt DSV over vergelijkbare control towers in Puurs, België en Horsens, Denemarken, waarmee meer dan 150 miljoen euro aan vrachtkosten wordt beheerd.